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DATOS TECNICOS
Nombre: Nuxeo DM Versión: 5.3.1 Licencia: LGPL (ver apartado del análisis) Plataforma: Linux, Mac OS X y Windows Idioma: Multilenguaje, incluye español Web oficial: http://www.nuxeo.com/Manual: http://doc.nuxeo.org/5.3/books/nuxeo-user-guide/html/Descripción básica: Nuxeo DM es un gestor documental de escala empresarial basado en Java. Está preparado para un alto grado de modularidad y rendimiento escalable, permitiendo administrar los documentos de manera colaborativa estableciendo versiones y ciclos.FUNCIONALIDAD
Servidor de documentación en red
El objetivo principal de Nuxeo DM es la de disponer de un servidor donde almacenar y subir información de todo tipo (archivos, ficheros, documentos, etc...) que esté accesible de manera remota desde un navegador en una red, ya sea local o accesible desde Internet. Nuxeo DM cuenta con una eficiente gestión de miembros y usuarios para incrementar la seguridad, con usuarios y contraseñas propias.
Espacios personales y compartidos
En Nuxeo DM hay dos formas de compartir la información almacenada mediante "Workspaces" o espacios de trabajo. Cada usuario dispone de un espacio de trabajo personal donde subir documentos que solo visualiza él, pero también se pueden crear espacios de trabajo compartidos donde todo el mundo sube archivos que son visibles para todos. También a través de los espacios personales, el usuario puede publicar determinados archivos en los directorios compartidos y hacerlos visibles.
Sencilla gestión y usabilidad
Aunque Nuxeo DM dispone de varias vistas y apariencias, la vista por defecto ofrece una navegación muy sencilla y accesible para cualquier usuario. A la izquierda se muestra todo el directorio y árbol de carpetas a través del cual se organiza la información, y a la derecha como vista central se visualiza el contenido de la carpeta actual. El árbol de la izquierda permite una navegación rápida por el directorio apretando en los símbolos "+" para expandir el árbol y llegar rápidamente al objetivo.
Historial de versiones
Nuxeo DM permite llevar un control de versiones sobre los documentos y ficheros almacenados. Cuando un mismo documento quiere actualizarse o se quiere crear una nueva versión, existe la opción de que se mantengan los datos ya creados en Nuxeo pero actualizando el fichero en sí, mostrando un historial de cambios y de usuarios que lo modificaron.
Drag and drop
Mediante un plugin para el navegador de internet que está disponible para Mozilla Firefox e Internet Explorer, pueden arrastrarse directamente documentos a Nuxeo desde el escritorio personal con el ratón. Así se evita la creación y los pasos directamente desde la herramienta facilitando las tareas.
Edición y previsualización online
Nuxeo permite trabajar mediante una serie de plugins con nuestros documentos directamente sobre la herramienta. En primer lugar, existe un Plugin Live Edit para OpenOffice/Office y Firefox/IE, que permite crear documentos y salvarlos directamente en Nuxeo (hojas de texto, presentaciones y hojas de cálculo). Los documentos ya existentes también pueden editarse de manera online abriéndose directamente con OpenOffice y guardando los cambios en el documento de Nuxeo. Así se evita que el usuario tenga que subir archivos desde su escritorio. Además teniendo OpenOffice en modo servidor, se puede configurar para que Nuxeo visualice directamente en el navegador los documentos de textos y PDF's.
Workflow
Nuxeo permite gestionar el flujo de trabajo o "Workflow" de los documentos albergados. Gracias a esta opción se permite llevar un registro del "encargado" del documento en cada momento (por ejemplo, de revisarlo), por quién ha pasado, y el estado del documento en cada de esos procesos (aprobado, obsoleto, borrado, etc...).
Otras características
Entre otras funcionalidades, Nuxeo DM cuenta con la posibilidad de suscribirse a actualizaciones de carpetas mediante RSS o Atom, añadir tags a los documentos que formarán parte de la nube de tags (útil para otro tipo de navegación) e incluye un buscador que tiene en cuenta títulos, descripciones y demás campos. También permite llevar un hilo de comentarios sobre cada documento, donde cada usuario puede aportar ideas o aclaraciones. Existe también un campo para añadir referencias a los documento, tales como otros documentos asociados o URL's. Además Nuxeo es compatible con el protocolo WebDav y diversos clientes del mismo.
USABILIDAD
Diseño de la interfaz La interfaz de Nuxeo DM es muy sencilla y accesible. A la izquierda se muestra el directorio de carpetas en forma de árbol desplegable para ir navegando por él, y en la zona central de la aplicación se muestran los directorios o archivos contenidos en la carpeta seleccionada actual. Las opciones también están bien distribuidas, en forma de pestañas. Según la carpeta o archivo seleccionado, se muestran arriba con pestañas las opciones disponibles, como ver el historial, modificar la descripción y los datos almacenados o previsualizar. También hay disponibles distintos temas para el diseño general de la aplicación, y 3 vistas diferentes sobre cómo mostrar los listados de documentos en las carpetas. Facilidad de uso Como se ha explicado conforme al diseño, la navegación y uso rutinario es muy sencillo. Además facilitan estas tareas el plugin Drag and Drop, la opción de Live Edit y la posibilidad de previsualizar ficheros directamente con un servidor de OpenOffice. Además también existe una navegación por nube de tags, y un buscador (simple y avanzado) que facilita encontrar documentos. El resto de opciones avanzadas que incluye la aplicación que van más allá de subir y acceder a documentos, son algo más complicadas de utilizar y/o de entender. Accesibilidad m Nuxeo DM no está dotado especialmente con funciones de fácil acceso para personas con problemas de accesibilidad de cualquier tipo, aunque incluye distintos temas y diferentes vistas. De todas formas la aplicación puede integrarse perfectamente con cualquier tecnología de asistencia del sistema operativo, y con cualquier opción relacionada con el navegador de internet. Existe un plugin llamado Easyreader, desarrollado por la empresa española Yerbabuena Software en colaboración con I2BC (Instituto de innovación para el Bienestar del Ciudadano) cuyo objetivo es facilitar el acceso a la documentación almacenada en Nuxeo a personas con discapacidades [1].PORTABILIDAD / ADAPTABILIDAD
Plataformas disponibles Nuxeo DM es una aplicación servidor multiplataforma disponible como software libre para Linux, Mac Os X y sistemas Windows de 32 y 64 bits. En cualquier plataforma, y al estar el sistema Nuxeo basado en Java, se necesita instalada la máquina virtual de Java (JRE) en su versión Java 5 o posterior. Actualmente se recomienda tener instalado Java 6 y en entornos Linux además trabajar con Java de Sun en vez de OpenJDK. Además Nuxeo maneja múltiples bases de datos SQL, aunque aconsejan evitar MySQL por diversas razones explicadas [2]. A nivel de cliente, Nuxeo DM puede ser accedido desde cualquier plataforma o sistema operativo, tan solo hace falta conexión a la red apropiada y un navegador de internet. Asimismo, Nuxeo implementa la interfaz CMIS, permitiendo interactuar con cualquier otro gestor documental que implemente el estándar, como puede ser Sharepoint, Documentum o Alfresco. Existen otras herramientas útiles como Nuxeo RCP que ofrece la posibilidad de programar aplicaciones cliente con posibilidad de incluir las posibilidades del gestor documental Nuxeo. También está disponible Nuxeo-shell, una herramienta que provee línea de comandos para gestionar tareas de administración. Plugins Nuxeo DM tiene diversos plugins y extensiones, todos accesibles desde la sección de descargas de la comunidad [3]. Ya se han comentado previamente los plugins Drag & Drop, Live Edit, y la previsualización de documentos. Hay otros add-on's disponibles y clasificados por versiones [4]. LICENCIA / DISTRIBUCION Licencia La licencia de la aplicación es LGPL (GNU Lesser General Public License) [5]. Esta licencia define a la aplicación como software libre pero que puede ser enlazada dinámicamente desde aplicaciones privativas, distribuyéndose bajo los términos de la licencia LGPL. Forma de distribución La aplicación puede descargarse a través de los instaladores de las plataformas correspondientes [6]. Requiere un pequeño registro donde rellenar datos. Puede elegirse además en bajar un paquete basado en el servidor Tomcat, o en Jboss, recomendado éste último para entornos de gran producción. Igualmente, no se recomienda utilizar estas releases directamente para utilizar en un entorno de producción, sin configurar previamente y de forma adecuada los archivos de configuración de Nuxeo, para ello se recomienda leer la completa ayuda de la comunidad, u obtener soporte de empresas que lo oferten. También se puede obtener el código fuente aunque solo se recomienda para desarrolladores [7]. Todos los tipos de descargas son gratuitos. Además, la instalación, concretamente en Linux, es bastante sencilla. La aplicación también dispone de una demo online oficial de la propia empresa [8]. A través de la web de Nuxeo también se pueden encontrar servicios de formación, consultoría y soporte, aunque la empresa es francesa [9]. Actualmente hay empresas nacionales que ofertan soporte y servicios sobre la aplicación. Licencia de módulos/extensiones Los plugins o extensiones que conectan con Nuxeo en su mayoría son aplicaciones independientes con su licencia propia, como pueden ser las extensiones para Firefox y OpenOffice, o los paquetes software pdftohtml e ImageMagick para la previsualización. Al tener Nuxeo una licencia LGPL se puede enlazar dinámicamente desde aplicaciones no libres y libres. Asimismo, los usuarios pueden desarrollar plugins, componentes, clientes, etc, que utilicen Nuxeo, sin preocuparse por la licencia.RENDIMIENTO
Equipo de pruebas Sistema operativo: Molinux 5.2 Montesinos Procesador: Dual-Core AMD Opteron 1218 Memoria: 2 GB de RAM Tarjeta Gráfica: nVidia Quadro FX 1500 Consumo de memoria El rendimiento de una aplicación servidor como Nuxeo DM depende de varios factores que hacen difícil el hacer un análisis de consumo. Hay diversos factores a tener en cuenta como el tipo de servidor donde está instalado y su configuración, los recursos disponibles o la carga de trabajo. En el lado del cliente todo depende exclusivamente del explorador de internet que se utilice. Velocidad de ejecución En cuanto a velocidad hay que ceñirse a unas condiciones similares a las anteriores, ya que dependerá de la carga del servidor e incluso de la conexión a internet.DOCUMENTACION
Toda la documentación relativa a Nuxeo se encuentra en su portal de comunidad [10]. En él se pueden encontrar todos los tutoriales y manuales relativos a cualquier aspecto de la aplicación, aunque no está disponible en español. En la primera página referenciada ya puede encontrarse un resumen de la estructura de la documentación; por usuarios, desarrolladores y para administradores, además de otra serie de recursos externos y enlaces a descargas. También en la red se puede encontrar bastante información útil y documentación en español. Destacan, principalmente:La guía de inicio rápido, con consejos de instalación y todo lo necesario que se necesita saber al empezar con la aplicación y dónde encontrarlo [11].
La guía para desarrolladores que quieran iniciar su andadura en Nuxeo DM [12].
La documentación y manual oficial de Nuxeo, llamado apropiadamente "Nuxeo Book", ya que contiene más de 100 apartados con todo lo que se necesita saber en cuanto a instalación, puesta en marcha de plugins/add-ons, uso de la aplicación según perfiles, FAQ's y otros aspectos más técnicos [13].
Un FAQ especializado con alrededor de 100 preguntas resueltas comunes [14].