Análisis de aplicación: LetoDMS

Publicado el 09 de diciembre de 2010 por BILIB

Actualidad BILIB

Este documento ha sido elaborado por el Centro de excelencia de software libre de Castilla La Mancha (CESLCAM).

Este documento se distribuye bajo los términos de la licencia Creative Commons by-sa. http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/

Estas acciones han sido financiadas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, a través del Programa de Isabel Torres cofinanciados por Sepecam y el Fondo Social Europeo.

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DATOS TÉCNICOS

Nombre: LetoDMS

Versión: 2.0.2

Licencia: GPL v3 (ver apartado del análisis)

Plataforma: Servidor y cliente multiplataforma

Idioma: Multilenguaje, incluye español

Web oficial: http://www.letodms.com/

Manual: http://www.letodms.com/doc/doku.php?id=manuals:userguide

Descripción básica: LetoDMS es un sistema de gestión documental que incluye todas las funcionalidades necesarias para la correcta administración de grandes volúmenes de documentación. Destaca la completa gestión de usuarios y grupos, así como el sistema de gestión de privilegios. El sistema de seguimiento de la documentación y el control de versiones hacen que esta herramienta sea adecuada para cualquier tipo de entorno.

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FUNCIONALIDAD

Almacenamiento de archivos rico en opciones

LetoDMS permite almacenar ficheros de cualquier tipo, ya sean documentos o imágenes, con gran cantidad de opciones para su correcto mantenimiento y ciclo de "vida". Aparte de una descripción asociada a la hora de subir cualquier archivo, permite subir también ficheros relacionados al mismo y ubicarlo de forma flexible en cualquier nivel de la estructura de carpetas creada. Admite otras opciones como caducidad del documento, palabras clave y asignación de aprobadores, etc.

Completa gestión de privilegios, permisos y gestión de usuarios

Con LetoDMS se puede establecer el acceso de cada directorio, subdirectorio o carpeta del sistema. Se pueden establecer opciones generales que consisten en un no acceso, lectura o lectura-escritura, o configurarlo individualmente por usuarios o grupos de usuarios creados previamente. Estos grupos de usuarios puede crearlos un usuario con perfil de administrador y pueden servir también para asignar la revisión y aprobación de documentos a grupos de usuarios enteros. Por defecto, en la estructura de carpetas, los subdirectorios y ficheros contenidos heredan los accesos de carpetas de nivel superior, aunque pueden configurarse también.

Control de versiones

LetoDMS incluye un completo, óptimo y fácil de usar control de versión de documentos. Permite visualizar en todo momento, la versión actual y anteriores, así como el estado de la versión en curso (revisada, rechazada, etc.), además de un informe de versiones con los usuarios responsable en cada caso y los comentarios añadidos sobre cada versión. Cada vez que se sube una nueva versión de un documento, automáticamente se numera y se establece como la versión actual. También se debe (aunque es opcional) asignar un usuario o usuarios para revisar, y otro posterior para aprobar. Así el documento sigue un ciclo donde pasa por diferentes estados. Si el revisor rechaza el documento, al aprobador ya no le llega, y es de rigor anotar los comentarios pertinentes para que el propietario del documento actualice con nuevos cambios. El propietario o un administrador también puede bloquear el documento en cualquier momento, además se pueden añadir o editar comentarios en cualquier momento referentes incluso a revisiones anteriores.

Palabras clave

El sistema permite establecer palabras clave a los documentos, para que luego sea fácil encontrarlos en el buscador de la aplicación. Además el administrador puede definir palabras clave globales que usar directamente.

Otras características

LetoDMS también incluye un sencillo calendario donde crear eventos, y un panel de información de documentos del usuario, donde se le indican los que debe revisar o aprobar, y cuál es el estado de los suyos propios. Además para directorios o ficheros pueden activarse notificaciones ante cualquier cambio por correo electrónico para usuarios o grupos. El rol de administrador también tiene acceso directo a los logs del sistema y a configurar las copias de seguridad.

Fallos y/o carencias importantes

Aunque el sistema es muy flexible, completo y sencillo de usar, aún carece de algunas características que le harían mejorar. Por ejemplo, poder arrastrar archivos directamente del escritorio a LetoDMS. Además, también falta alguna opción para subir varios archivos simultáneamente con las mismas (o distintas) características. Plugins que permitieran editar documentos de manera online o visualizarlos en el navegador también son características a menudo deseadas por los usuarios.

USABILIDAD

Diseño de la interfaz

LetoDMS dispone de una interfaz web muy sencilla y limpia. Dispone de botones en la parte superior con las acciones principales que facilitan su acceso directo. Además ofrece dos formas de navegación, ya sea a través de carpetas o en una estructura en forma de árbol más ágil. La información asociada a cada documento es muy completa y diversa, con muchos factores a tener en cuenta, pero se muestra siempre de forma ordenada de manera que quede visible toda la funcionalidad.

Por defecto se disponen de tres "skins" o "temas" para aplicar en el diseño. Los cambios que producen son a nivel de colorido, afectando al banner principal o a las cabeceras de las secciones, sin afectar al diseño general.

Facilidad de uso

La aplicación es de fácil uso, debido en parte al diseño y la estructura organizada de la aplicación. En todo momento se nos indica en la parte superior la ruta de la carpeta en la que estamos, pudiendo clicar directamente en cada directorio superior para movernos; además se cuenta con navegación en forma de árbol en todo momento. La aplicación también ofrece la posibilidad de visualizar directamente en el navegador imágenes sin tener que descargarlas. Otro aspecto positivo es la facilidad para editar cualquier comentario, versión, palabras clave, revisores, etc., pudiendo editar en todo momento todas las opciones.

Accesibilidad

LetoDMS no está dotado especialmente con funciones de fácil acceso para personas con problemas de accesibilidad de cualquier tipo. De todas formas la aplicación puede integrarse perfectamente con cualquier tecnología de asistencia del sistema operativo, y con cualquier opción relacionada con el navegador de internet.

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PORTABILIDAD / ADAPTABILIDAD

Plataformas disponibles

LetoDMS es una aplicación servidor multiplataforma open-source. Necesita para su instalación un servidor web con PHP y base de datos MySQL, independientemente del sistema operativo. Para más información sobre los requisitos exactos del sistema visitad este enlace [1].

A nivel de cliente, LetoDMS puede ser accedido desde cualquier plataforma o sistema operativo, tan solo hace falta conexión a la red apropiada (o en modo local) y un navegador de internet.

Plugins

La aplicación no dispone de plugins.

LICENCIA / DISTRIBUCIÓN

Licencia

La licencia de LetoDMS es GPL v3 (GNU General Public License, version 3) cuyos términos se pueden consultar [2].

Resumidamente define a la aplicación como software libre, con libertad de uso, modificación y distribución.

Forma de distribución

La aplicación está disponible para descargar de forma gratuita, bajo la licencia antes comentada, y con el paquete en código fuente desde la sección de descargas [3]. En la distribución regional Molinux-Pyme basada en Ubuntu se encuentra un empaquetado de la aplicación que permite usarla directamente sin instalarla.

Licencia de módulos/extensiones

La aplicación no dispone de plugins.

RENDIMIENTO

Equipo de pruebas

Sistema operativo: Molinux 6.0 Zoraida

Procesador: Dual-Core AMD Opteron 1218

Memoria: 2 GB de RAM

Tarjeta Gráfica: nVidia Quadro FX 1500

Consumo de memoria

El rendimiento de una aplicación servidor como LetoDMS depende de varios factores que hacen difícil el hacer un análisis de consumo. Hay diversos factores a tener en cuenta como el tipo de servidor donde está instalado y su configuración, los recursos disponibles o la carga de trabajo.

En el lado del cliente todo depende exclusivamente del navegador de internet que se utilice.

Velocidad de ejecución

En cuanto a velocidad hay que ceñirse a unas condiciones similares a las anteriores, ya que dependerá de la carga del servidor e incluso de la conexión a internet.

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DOCUMENTACIÓN

La documentación de LetoDMS es algo escasa e incompleta, estando todos los recursos disponibles en la página oficial de la aplicación [4].

Existe una página de documentación [5] pero está incompleta y con secciones vacías. Lo más destacable es el manual de usuario (a medio terminar), manual de instalación y manual de actualización. En el fichero README del paquete fuente también puede encontrarse alguna otra información de interés.

La documentación además está en inglés, aunque la aplicación está traducida al castellano en un gran porcentaje.

COMUNIDAD

Número de usuarios

Atendiendo al número de descargas de la página oficial, la versión analizada con 10 días publicada lleva alcanzadas 318 descargas. La versión anterior, acumuló 1.025 en poco más de un mes.

Foros y portales de ayuda

El proyecto dispone de un foro oficial [6] donde comunicarse con los miembros del proyecto, proponer mejoras, reportar bugs, problemas, ver recetas de uso o poner dudas. También se hacen diferentes anuncios relacionados con la comunidad o el desarrollo del proyecto.

También se puede contactar con los administradores del proyecto en las siguientes direcciones [7].

Contribuciones

A través del foro [6] se puede colaborar reportando bugs, testeando nuevas versiones o sugiriendo nuevas funcionalidades. Existe un apartado específico de colaboración [8] donde se alojan diferentes peticiones.

El proyecto admite donaciones por PayPal para seguir adelante [9] y busca usuarios experimentados para ofrecer soporte en el foro [10].

Frecuencia de versiones

LetoDMS tiene una alta frecuencia de versiones, estando en constante desarrollo y mejora, publicándose versiones menores cada relativo poco tiempo con problemas corregidos. Sobre todo ha tenido varios lanzamientos en 2010 con un resurgir del proyecto desde que se llamase MyDMS.