Caso de Éxito: Implantación de un ERP en un Establecimiento Hotelero

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1. DESCRIPCIÓN Y SITUACIÓN DE PARTIDA DE LA EMPRESA


    El Hotel Monteverde (2**) está situado en Porto Cristo, Mallorca. Fue renovado en el año 2000 y cuenta con un edificio principal de 7 plantas y alrededor de 150 habitaciones. Entre otros servicios, dispone de restaurante, pub, piscina, pistas de tenis, etc.


    El hotel contaba con un sistema específico de gestión, basado en MS-DOS, privativo y con funcionalidades muy limitadas, por lo que los distintas áreas (facturación, administración, tesorería, contabilidad, almacén,...) o no estaban diferenciadas o estaban descoordinadas, lo que dificultaba la rapidez y eficiencia de la atención a clientes y ralentizaba las tareas diarias del hotel. Necesitaban una solución para gestionar correctamente toda la información generada, las tareas administrativas, la contabilidad diaria o la atención al cliente. En 2010 se optó por migrar a un sistema de gestión más completo que ofreciera mayores prestaciones. Tras la búsqueda, el hotel encontró la versión gratuita del ERP Abanq I-SL Hoteles, descargable en la web de ISOLIX, la probó durante un período de tiempo y finalmente contactó con la empresa para que le adaptasen el ERP a sus necesidades específicas y le añadiesen nuevas funcionalidades al sistema. En definitiva, aprovechar todas las extensiones adaptables a su negocio de las que dispone este ERP.


2. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN IMPLANTADA


    Antes de comenzar, la empresa proveedora ISOLIX realizó un estudio previo de las necesidades que demandaba el hotel. Tras la realización de una consultoría, presentó una propuesta al hotel con las extensiones, módulos y adaptaciones necesarias para que el hotel tuviese la solución óptima y específica en su negocio. El hotel aceptó la propuesta y se procedió a la implantación.

    Cabe destacar que la implantación del ERP se realizó de forma remota, por lo que no fue necesario el desplazamiento al hotel, lo que supuso un importante ahorro en costes de desplazamiento y un ahorro en tiempo, ya que con un rápido volcado de la información en el sistema, el hotel empezó a trabajar con el programa con total normalidad.   

    Durante todo este proceso, al hotel se le ofrecieron distintas soluciones para optimizar su modelo productivo de empresa, siendo totalmente participe en la implantación y desarrollo de la aplicación y haciendo como suyo propio el desarrollo. Entre las extensiones instaladas que se adaptaban 100% con su forma de trabajo, destacan:

  • Gestión de Clientes / viajeros con direcciones, contactos, cuentas bancarias, descuentos, datos comerciales, documentos asociados a un cliente, datos contables, …

 

  • Gestión automática de habitaciones por planta y reservas.

 

  • Grupos de clientes y tarifas, Divisas, Países y provincias...

 

  • Descuentos, Formas de pago, Plazos de pago, Tipos de Rappel, ...

 

  • Proveedores con direcciones, contactos, cuentas bancarias, datos comerciales, documentos asociados a un proveedor, datos contables, …

 

  • Bancos, sucursales bancarias, cuentas bancarias, …

 

  • Módulo Almacén del área Facturación con artículos, datos generales, datos de Venta, datos de compra, Stocks, Agentes

 

  • Módulo Facturación para Clientes y Proveedores, con presupuestos, pedidos, Albaranes, Facturas, pedidos parciales, asociación y relación entre documentos, líneas de I.V.A,...

 

  • Módulo Tesorería del área Facturación, Recibos de clientes, Importe y vencimiento, pagos y devoluciones, estado del recibo, pago de un recibo, pago parcial de un recibo, eliminación del pago o devolución de un recibo,...

 

  • Módulo principal de contabilidad Básica y módulo de informes de contabilidad, libro diario , libro mayor, balance de sumas y saldos, balance de situación y Balance de pérdidas y ganancias, informes de facturas recibidas y emitidas (listado de I.V.A.).


    Los beneficios que ha obtenido el hotel tras la implantación han sido principalmente:

- Autonomía del departamento de control de gestión.
- Uso de una única herramienta de planificación.
- Toma de decisiones adecuadas en base a información precisa y compartida por todos los usuarios.
- Control total del estado de las habitaciones.
- Reducción de los costes de elaboración de informes para poder concentrar los esfuerzos en las tareas de análisis, control y propuestas de mejora.
- Aumento de la frecuencia y disponibilidad de la información en cantidad y calidad.  

    El Director Gerente del Hotel Monteverde ha destacado que los mayores beneficios se han obtenido en el área de gestión, ya que se han facilitado la elaboración de estudios, informes, y comparativas de una manera rápida y cómoda. Ésta es una de las funcionalidades que más utilizan en la compañía, ya que permite comparar datos concretos con años anteriores para comprobar su evolución.

    En cuanto a la gestión del restaurante del establecimiento, desde la organización valoran que se trata de un programa muy intuitivo y fácil de usar gracias a su sistema de pantallas táctiles, que permite agilizar a los camareros las tareas de gestión de las mesas, incluso con unos mínimos conocimientos de la solución.

    Abanq es una completa aplicación ERP (Enterprise Resource Planning), capaz de gestionar todos los departamentos de una empresa, gracias a su módulo de gestión de la relación con los clientes CRM (Customer Relationship management), a su módulo de TPV (Terminal punto de venta), módulo de SAT (servicio de asistencia técnica), sistema de comercio on-line, recursos humanos, gestor documental, etc… Abanq también tiene desarrollos exclusivos para sectores determinados, como son módulos especiales o soluciones sectoriales como Abanq i-SL Hoteles para el sector turístico.

    Abanq i-SL Hotel es un robusto ERP Software Libre que integra gestión y contabilidad completamente. Es una herramienta de trabajo totalmente personalizable y que puede utilizarse para todo tipo de hoteles. Además, permite la gestión integral del hotel, el control absoluto de los huéspedes, reservas, manejo de consumos, bar y restaurante. Con Abanq i-SL Hotel se puede averiguar la situación actual del hotel con un simple pantallazo, gracias al detalle gráfico del estado total del establecimiento, y puede pedirse para una fecha en particular. Se obtienen datos como: horarios de entrada y salida, habitaciones ocupadas, habitaciones libres,...

    En definitiva, las soluciones de Abanq i-SL Hoteles, han permitido al Hotel Monteverde beneficiarse de un sistema de información ágil, eficaz y totalmente adaptado a sus necesidades con el que gestionar de forma totalmente integrada integrada todas las áreas y recursos de la empresa.

 

 

Autor del documento

El presente artículo ha sido elaborado por ISOLIX. Somos una empresa formada por ingenieros informáticos que se dedica al desarrollo de aplicaciones basadas en software libre. Desarrollamos aplicaciones a partir de toda la potencia que nos proporcionan tecnologías como Abanq, Postgre SQL,Joomla, MySQL, Molinux, Ubuntu, LTSP, etc.

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