Cómo seleccionar un proveedor TIC de confianza en 10 pasos

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Nos encontramos en la segunda fase de la transformación digital de las empresas. Es el momento de reinventar los modelos de negocio que nos habían acompañado hasta ahora. Ya no se trata de estar más y mejor conectados o disponer de los recursos tecnológicos que nos ayuden a agilizar nuestros procesos de trabajo y ser más productivos, hay que ir más allá e intentar hacernos valer de las nuevas tecnologías para que hagan nuestro negocio más competitivo, que le aporten valor, en definitiva, poner la tecnología a nuestro servicio y hacerla trabajar en beneficio de nuestra empresa.

La transformación digital en las empresas en España es cada vez más palpable y comienza a ser alentadora, a pesar de que venimos de años en los que la transformación digital comenzaba tarde y a rebufo de las empresas nativas digitales que, en muchos casos, ponían a los negocios tradicionales casi entre la espada y la pared.

En muchos casos, además, hemos sido testigos de cómo muchas empresas han adoptado las tecnologías de la información y la comunicación para proyectos muy concretos, pero no han realizado un esfuerzo real por modificar su cultura y filosofía de empresa hacia la transformación digital. El resultado, en estos casos, puede ser que estos proyectos aislados con foco tecnológico se queden en una experiencia poco productiva, al producirse de espaldas al cambio cultural tecnológico tan necesario hoy en día en las organizaciones.

Según datos de un reciente estudio publicado por el Diario Expansión, los sectores de telecomunicaciones y financiero lideran la transformación digital en el país, seguidos de cerca por el sector retail y el de los seguros, que se alejan de sectores de actividad más anclados en el pasado como medios de comunicación, algunas administraciones públicas y el sector energético (aunque todos ellos están haciendo importantes avances).

Antes de desgranar los diez pasos que podemos seguir para seleccionar al proveedor de confianza que nos acompañará en nuestros avances digitales, te proponemos realizar un ejercicio de introspección y autoevaluación sincero para determinar en qué nivel de transformación digital se encuentra tu empresa.

 

 

Autoevaluación inicial: ¿qué nivel ha alcanzado tu empresa dentro de la transformación digital?

Los expertos en transformación digital establecen cuatro niveles para medir el grado de transformación digital alcanzado por una empresa, independientemente del sector de actividad en el que enmarque su negocio y de su tamaño.

Nivel principiante: en este primer grado de transformación digital nos encontramos con aquellas empresas de corte más tradicional que, con motivo de la transformación del mercado y de la forma en la que los usuarios/consumidores se relacionan con las empresas, se ven “empujados” a plantearse e iniciar proyectos de digitalización para su empresa. En este caso, la incursión TIC en tímida y reducida, por lo que este tipo de empresas presenta importantes distancias con otras compañías volcadas en la omnicanalidad y en la estrategia customer-centric que incluso ya comienzan a apostar por la inteligencia de datos para explotar al máximo el potencial de sus negocios.

Nivel intermedio: las empresas que se sitúan en el nivel intermedio de la transformación digital se caracterizan por tener interiorizada la necesidad de transformarse dentro de un nuevo ecosistema empresarial. En estas empresas la cultura digital suele estar centrada en algunos departamentos en concreto, pero difícilmente es transversal a todas las áreas de la organización.

Nivel avanzado: en las empresas de nivel avanzado la cultura y la organización empresarial en su conjunto “respira” transformación digital.  Ya han llevado a cabo con éxito iniciativas transformadoras para sus negocios; trabajan en base a una estrategia omnicanal con foco en el cliente; sus canales digitales están plenamente desarrollados y, en muchos casos, ya trabajan de la mano de la inteligencia de datos. A través del análisis continuo y pormenorizado de los datos, consiguen segmentar  a sus usuarios para lograr ofrecer experiencias de compra más cuidadas y personalizadas.

Nivel experto: las empresas de nivel experto consiguen, gracias a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, adelantarse a las necesidades del mercado y superar las expectativas de los consumidores gracias a la microsegmentación que logran a través del desarrollo de la inteligencia de datos. La transformación digital está presente de manera transversal en todos los departamentos y la cultura digital se encuentra plenamente integrada. Suele ser el caso de las empresas nativas digitales, pero no sólo ellas pueden alcanzar este nivel en el Olimpo de la transformación digital, cualquier empresa con décadas de trayectoria puede situarse en este nivel experto dentro de la transformación digital.

 

 

10 pasos a seguir para seleccionar un proveedor TIC de confianza

Si tu empresa se encuentra en los tres primeros niveles (principiante, intermedio y avanzado), especialmente en los dos primeros, este artículo puede serte de gran utilidad.  Si has alcanzado el nivel experto, a lo mejor también puedes “echar un vistazo” a nuestras propuestas a la hora de seleccionar proveedor para comprobar si coincides con ellas.

Para escalar posiciones dentro de la transformación digital de tu empresa es muy importante contar con los proveedores TIC que te permitan avanzar en tu ascenso hasta el nivel experto.

Como sabrás, existen numerosas opciones entre las que seleccionar a nuestro proveedor, pero no todos son adecuados para dar una respuesta efectiva a las necesidades de nuestra empresa. Tomarnos el tiempo necesario para analizar y valorar los diferentes proveedores TIC puede ser fundamental, ya que una buena o mala elección marcará, inevitablemente, el destino de nuestros proyectos digitales. Por tanto, es recomendable no elegir al azar.

En una misma empresa pueden coexistir varios tipos de proveedores. Pueden ser proveedores de bienes (aquellos que nos abastecen de productos tangibles); proveedores de recursos (principalmente económicos como entidades financieras y/o inversores) y, por último, nos topamos con los proveedores de servicios, los que nos ocupan en este artículo (aquellos que nos prestan uno o varios servicios para cubrir nuestras necesidades y/o las que nos plantean nuestros clientes). Son bienes intangibles que pueden aportar un gran valor a la empresa, si seleccionamos a los proveedores adecuados. Dentro de los proveedores de servicios, nos encontramos con los proveedores TIC.

Un proveedor TIC debería ser, más que un mero prestador de servicios, un partner para la empresa, un compañero de mil y una batallas que trabaje de nuestro lado, en nuestro equipo, para conseguir las metas que nos hemos marcado.

En este artículo del blog tecnológico de Bilib  vamos a detallar los pasos a seguir para seleccionar el proveedor TIC que responda a las necesidades actuales de tu empresa.

 

 

La experiencia suele ser un grado.

Comenzamos nuestra búsqueda y, para ello, recurrimos a diversas fuentes: búsqueda por internet, bases de datos de organismos públicos, ferias y exposiciones sectoriales,  revistas especializadas, recomendaciones personales, etc. Cuando nos pongamos manos a la obra para realizar esta búsqueda de nuestro proveedor TIC ideal, puede ser recomendable que nos fijemos en la experiencia que suman diferentes proveedores en los servicios concretos que queramos contratar con ellos.

“No te cortes” a la hora de pedir que te muestren casos anteriores en los que hayan trabajado, así como referencias de los clientes que han tenido. Al igual que cuando realizas un proceso de selección para contratar a un nuevo empleado, el proceso de selección del proveedor debe seguir una serie de pasos bastante similares. Además de la experiencia demostrable, también puede ser importante que te fijes en la estabilidad de la empresa a lo largo de los años, así como en la trayectoria que suma el equipo de trabajo del proveedor que se va a encargar de tu proyecto.

 

Los casos de éxito dicen mucho de tu proveedor TIC.

Como decíamos en el punto anterior, además de fijarnos en la experiencia demostrable del proveedor en los servicios que le requerimos, en su equipo humano de trabajo o en la estabilidad de la empresa proveedora a lo largo de los últimos años, los casos de éxito que nuestro proveedor haya cosechado nos pueden dar una idea más clara sobre el alcance que podrán tener nuestros proyectos TIC.

 

¿Sientes el “feeling” necesario?

Llega el momento de la reunión y somos humanos, por lo que muchas veces nos guiamos por las impresiones y sensaciones que nos provocan las personas que tenemos delante a la hora de tomar una decisión. A veces nos equivocamos, pero otras muchas veces, gracias a esa intuición, logramos acertar.

A la hora de elegir al proveedor TIC más adecuado no es cuestión de guiarnos exclusivamente por los flechazos, pero suele ser recomendable, además de tener en cuenta los puntos anteriores, preguntarnos por las sensaciones que nos provocan las personas con las que vamos a trabajar. Ten en cuenta que tendrás que trabajar codo a codo con ellos, por lo que sentir un “feeling” positivo en las reuniones previas, antes de comenzar con el proyecto, es importante para pronosticar cómo será la relación futura. Tampoco esta es una ciencia exacta, por lo que no dejes la decisión únicamente en manos de las sensaciones…

 

 

El precio no lo es todo…

Es posible que a la hora de invertir en proyectos TIC tu presupuesto sea reducido y no te permita hacer grandes maravillas. No hay problema. Prioriza y selecciona aquellos proyectos digitales con los que podrás comenzar a sentar las bases de tu estrategia de transformación digital. Con este consejo, lo que queremos remarcar es que no suele ser recomendable lanzarnos a un proyecto de transformación digital global a muy bajo coste, ya que, previsiblemente, los resultados no serán los deseados.

El precio no lo es todo, por lo que seleccionar un proveedor muy económico puede provocar que nuestro proyecto se resienta y a posteriori debamos recurrir a un nuevo proveedor especializado que arregle el desaguisado, con el sobrecoste correspondiente. Si consideras que un proveedor va a realizar el trabajo que necesitas de forma efectiva, no escatimes en gastos y céntrate en ir realizando pequeñas inversiones para trabajos puntuales.

 

Compara tarifas y condiciones de pago.

Llega el momento de comparar tarifas. Aunque, como decíamos, un precio bajo no debería decantar nuestra selección, esto no significa que no podamos comparar tarifas, siempre razonables en función del servicio que nos van a prestar. También es importante mirar las condiciones de pago que nos plantea el proveedor para comprobar si son adecuadas para nosotros.

 

 

¿Tienes tiempo para mí?

En ocasiones, los proveedores TIC pueden estar saturados de trabajo, lo que puede provocar que no nos ofrezcan la dedicación que requiere nuestro proyecto digital. Si la cartera de proyectos de nuestro proveedor TIC está muy apretada, es posible que no pueda ayudarnos lo suficiente. Por este motivo, debemos pedir que sean francos con nosotros y nos detallen el tiempo que dedicarán a cada fase de nuestro proyecto.

 

Quien mucho abarca, poco aprieta…

A la hora de seleccionar un proveedor TIC es necesario que nos fijemos en aquellos que ofrezcan los servicios que estamos requiriendo para nuestro negocio en la actualidad, pero también puede ser interesante que realicemos un ejercicio de anticipación y tratemos de prever qué servicios tecnológicos necesitaremos en el futuro. Si dentro de nuestra estrategia de transformación digital hemos pautado distintas fases, podremos saber con mayor facilidad qué necesidades futuras tendremos.

Teniendo el punto anterior en cuenta, suele ser recomendable que elijamos aquel proveedor que esté altamente especializado en los servicios que necesitamos. En el mercado podemos encontrarnos con proveedores que ofrecen una amplia variedad de servicios, pero que quizá, no sean verdaderos expertos en las materias para las que los contratamos. Así que, en este caso, se cumple la máxima de “poco pero bueno”. Trataremos de localizar a un proveedor TIC experto en el servicio o servicios que vamos a contratar (eso sí, con previsión de futuro).

 

Solicita una propuesta detallada.

Otro aspecto importante suele ser solicitar una propuesta detallada del encargo. Como aspectos básicos, en esta propuesta se incluirán las acciones contratadas, los plazos previstos para los entregables, el presupuesto desglosado por conceptos, las condiciones de servicio y las garantías postventa.

Este documento nos servirá para guiarnos sobre las acciones y plazos que se han fijado en las reuniones previas, podremos apoyarnos en él para mantener un control sobre el presupuesto y nos servirá, además, para estar al corriente de las garantías postventa a las que podremos acogernos en caso de que se produzca alguna incidencia.

 

 

Tener un plan B.

No es que queramos alentarte a ser infiel a tu proveedor, pero diversificar (también en cuanto a los proveedores TIC) puede evitarte más de un disgusto. En un momento dado puedes tener una urgencia y tu proveedor habitual estar colapsado de trabajo y no poder atenderla. En estos casos, puede ser determinante contar con un proveedor adicional que pueda ayudarte a solucionar la urgencia que te haya surgido.

 

Realizar una evaluación continua.

Cuando ya estamos trabajando en “amor y compañía” con nuestro proveedor y vamos dando pasos firmes en la transformación digital de nuestra empresa gracias a las acciones y herramientas TIC incorporadas, llega el momento de las evaluaciones periódicas. Puedes establecerlas en los plazos que consideres, teniendo en cuenta la duración total del proyecto.

Lo más habitual en proyectos de transformación digital es que se alarguen a un mínimo de seis meses-un año. En estos balances periódicos evaluaremos el servicio prestado, la calidad final, los resultados obtenidos, etc. Si lo consideramos oportuno, estas evaluaciones periódicas también pueden ser un buen momento para intentar mejorar la política de precios establecida con el proveedor.

 

 

Desde el Centro de Apoyo Tecnológico de Castilla-La Mancha “Bilib” ponemos a disposición de los ciudadanos y ciudadanas de la Región el Directorio de Empresas Tecnológicas que te permitirá seleccionar el proveedor TIC de la región que necesitas. En este listado encontrarás más de 100 empresas expertas en TIC que podrás filtrar por especialidad y provincia.

Las empresas incluidas en el Directorio de Empresas de Bilib trabajan en los siguientes ámbitos:

  • Marketing digital.
  • Diseño de páginas web y tiendas online.
  • Audiovisuales y multimedia.
  • Desarrollo de software.
  • Desarrollo de aplicaciones para móviles.
  • Soluciones de gestión.
  • Soluciones y contenidos e-learning.
  • Sistemas, redes y comunicaciones.
  • Seguridad informática y protección de datos.

Además, la Red de Asesores Tecnológicos de Bilib ofrece un servicio de asesoramiento TIC gratuito a empresarios, emprendedores y ciudadanos castellano-manchegos para resolver las principales dudas TIC que te puedan surgir. Y si quieres formarte y mejorar tus habilidades digitales a medida que avanzas en la transformación digital de tu empresa, consulta la amplia variedad de cursos y webinars gratuitos que encontrarás en la plataforma Formados.

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