La decisión de seleccionar un CMS dependerá de a quién esté dirigido éste, si el CMS está dirigido a una entidad que desea poner en marcha un nuevo portal Web para su empresa o simplemente evolucionar el actual, es decir una entidad usuaria, la respuesta es que la elección del CMS no es lo más importante, ya que un buen CMS en manos de un proveedor inexperto puede generar malos resultados y un producto de calidad media en manos de un proveedor experto puede brindar grandes resultados.
Por tanto, la pregunta correcta debería estar dirigida a saber cómo selección un proveedor tecnológico de confianza y a la evaluación de la propuesta recibida. El éxito en el desarrollo e implantación de un portal Web depende, sin lugar a dudas, de la experiencia y profesionalidad del proveedor tecnológico.
El primer paso que debe plantearse una entidad que desee desarrollar un portal web para su organización es definir los objetivos que pretende conseguir con el nuevo portal Web. Si se quiere asegurar el éxito del proyecto, es primordial, ya que si no se disponen de objetivos claros, el resultado final, en el mejor de los casos, será intrascendente. Lógicamente los objetivos variarán según la entidad concreta, algunos ejemplos de estos objetivos son: aumentar clientes y ventas, mejorar la imagen de la empresa, facilitar el acceso a grandes cantidades de información o aumentar la productividad de la organización y de sus trabajadores.
La consecución de estos objetivos va más allá de la selección, adaptación e implantación de un CMS requerirá un verdadero proceso de consultoría para conocer las necesidades de la organización y poder desarrollar una solución que permita cumplir con éxito los objetivos planteados al inicio.
Conviene señalar que en la mayoría de los casos, la consecución de los objetivos planteados requerirá una respuesta combinada de solución tecnológica y servicios de valor añadido, es decir: diseño de marca, definición de estrategia online, campaña de marketing, fidelización de usuarios, posicionamiento Web, etc. Decimos esto porque es bastante habitual, especialmente entre las empresas con recursos muy limitados, realizar una inversión para el desarrollo de un portal Web con el objetivo de aumentar el número de clientes, pero no incluir, ya sea de forma externa o interna, servicios de posicionamiento y marketing, por poner unos ejemplos, que ayuden a la captación de clientes.
Por otro lado, la correcta elección de un proveedor tecnológico puede ser especialmente difícil en las organizaciones que no dispongan de las capacidades necesarias para evaluar técnicamente las propuestas recibidas, pero no por ello debe dejarse al azar o utilizar como criterio exclusivamente el precio. Existen muchos factores que un cliente debe tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor tecnológico y su propuesta de servicios.
A continuación se incluyen algunos elementos que un usuario debe tener en cuenta a la hora de implantar un CMS en su organización:
Profesionalidad y confianza del proveedor tecnológico. En caso de no tener referencias previas, la imagen percibida puede ser de utilidad: calidad de la información presentada, cumplimiento de compromisos, diseño de su propio portal Web.
Proveedor especializado con experiencia demostrable. En este punto será de utilidad analizar los proyectos realizados por la empresa, evaluar la calidad y diseños, conocer sus clientes, si fuese posible hablar con alguno de ellos. Está información suele estar localizada en el portal Web del proveedor, también es conveniente hablar con el propio proveedor para que explique su experiencia y los servicios prestados. Lo más importante es que el proveedor sea especialista, esto puede verse también en los servicios prestados.
Servicios de valor añadido ofertados. Es interesante asegurarse que el proveedor presta otros servicios de valor añadido que podrían ser interesantes ya sea para el proyecto actual o para proyectos futuros: campañas de marketing, posicionamiento, hosting, soporte, mantenimiento de la solución, community manager, programa de formación, etc.
Calidad de la presentación de la propuesta. En este punto caben muchas cosas, tanto la calidad de la propia presentación propuesta, con errores ortográficos, claridad de la información, detalle de los servicios prestados, entregables al cliente, plazos a cumplir, presupuesto, etc.
Calidad de la solución tecnológica propuesta. En este caso se refiere a la propuesta técnica tanto de la solución tecnológica (CMS), como a las adaptaciones a realizar y a los servicios de valor añadido que se prestarán. En este punto es importante evaluar la flexibilidad y facilidad de mantenimiento de la solución.
- Flexibilidad y facilidad de adaptación de la solución en el futuro. Siempre que sea posible será necesario evaluar la flexibilidad de adaptación de la solución a implantar, ya que con total seguridad la entidad necesitará evolucionar el portal en el futuro. Aquí entran en juego muchos factores, no todos fáciles de medir. Algunos consejos para realizar está evaluación son:
- La solución debe estar basada en un motor CMS comercial en lugar de en una solución ad-hoc.
- La solución debería ser software libre, pues favorece la independencia del proveedor y facilita la adaptación del CMS.
- Es importante que la aplicación tenga una buena valoración por parte del mercado y un grado de implantación adecuado en el mercado.
- También es interesante saber si se pueden encontrar otros proveedores especializados en el CMS propuesto, de manera que no el cliente no se ate a un proveedor en exclusiva.
- La documentación aportada por el proveedor una vez finalizado el proyecto es otro de los puntos vitales, esta documentación puede recoger información sobre la arquitectura de la solución propuesta, manuales de uso y de administración del sistema, información sobre el hosting del servicio, etc.
- Indispensable que el cliente tenga todo el código fuente de cualquier desarrollo específico realizado.
- Presupuesto final. El coste del proyecto no debería ser en ningún caso el criterio principal, aunque sería ingenuo pensar que no es generalmente el más importante. En la medida de lo posible es necesario evaluarlo en su justa medida, valorando siempre el resto de criterios (experiencia, servicios proporcionados, calidad de propuesta...) y teniendo en cuenta la importancia del proyecto para la organización y los objetivos perseguidos.