Hoy os traemos una nueva píldora tecnológica para ayudaros a mejorar la productividad y la gestión de vuestro negocio a través de Google Apps, la suite de herramientas gratuitas de Google.
Google Apps es un paquetedeproductividad para usuarios y empresas accesible a través de la Nube, es decir, lo que normalmente se encuentra en el ordenador del usuario (aplicaciones y ficheros) estaría almacenado en servidores de Google accesibles a través de Internet.
A lo largo del artículo hablaremos de las principales ventajas de esta suite y repasaremos las 5 herramientas esenciales de Google para la empresa:
- Gmail: correo electrónico
- Docs, Sheets & Slides: suite ofimática.
- Forms: formularios online
- Drive: almacenamiento de ficheros.
- Calendar: calendario compartido.
- Hangout: herramienta de chat y videoconferencia.
Y como siempre os enseñaremos como comenzar a utilizar estas aplicaciones de Google.
¿Qué ventajas aporta Google Apps a la empresa?
Desde luego son muchas, pero algunas de las más importantes son:
1. Ahorro en licencias software: Las aplicaciones de Google en su versión estándar son totalmente gratuitas, por lo que su uso conlleva un importante ahorro para la empresa.
2. Ahorro en mantenimiento técnico: Google se encarga del mantenimiento de las aplicaciones por lo que no tenemos que preocuparnos de la configuración, el mantenimiento y las actualizaciones.
3. Productividad: Todas las aplicaciones y los datos se encuentran alojados en la nube por lo que es posible compartir y acceder a los recursos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
4. Seguridad: Google Apps incluye decenas de funciones de seguridad diseñadas específicamente para mantener la información segura y bajo control. Tú eres el propietario de tu información, y las herramientas de Google Apps te permiten controlarla, incluido como compartirlo y con quién.
5. Gestiónunificada: A través de una única cuenta tendremos acceso a todas las apps de Google, lo que simplifica sobre manera el acceso y la gestión.
En definitiva Google nos ofrecen un conjunto de aplicaciones que pueden aportarnos un gran número de beneficios tanto a nivel usuario como de empresa.
¿Qué aplicaciones están integradas dentro de Google Apps?
Gmail: el correo electrónico en la nube más famoso.
Sin lugar a dudas es la herramienta más conocida de Google junto a su famoso buscador. Google ofrece un correo electrónico de gran capacidad (hasta 15 GB gratuitos), posibilidad de trabajar sin conexión, direcciones de correo electrónico personalizadas (de pago), potente sistema de etiquetas para clasificar los correos y mucho más.
También cuenta con uno de los mejores filtros anti-spam de la actualidad. Gmail funciona perfectamente en cualquier ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
Docs, Sheets & Slides: la suite ofimática en la nube más accesible.
El paquete ofimático es otra de las bazas fuertes de la compañía, dentro de este servicio Google proporciona una sencilla pero versátil suite ofimática en la nube que incluye procesador de texto, hoja de cálculo y diseño de diapositivas.
Esta suite permite crear nuevos documentos, hojas de calculo o presentaciones, compartirlos e incluso editarlos a la vez por varios usuarios.
Ademas, estas herramientas son totalmente compatibles con las herramientas ofimáticas de Microsoft, ya no tendrás que preocuparte de los formatos de los archivos.
Forms: Recopila y organiza todo tipo de información.
Esta aplicación te permite gestionar inscripciones a eventos, preparar un sondeo rápido, recopilar información o incluso crear un concurso de preguntas entre otras muchas posibilidades.
Las respuestas a tus encuestas se recopilan de forma automática y ordenada, generando gráficos y datos en tiempo real, a los que podrás acceder en cualquier terminal. Una vez realizado tu investigación podrás pasar fácilmente estos datos a cualquiera de las herramientas ofimáticas para su mejor tratamiento.
Drive: 15 GB de almacenamiento en la nube para lo que necesites.
Google Drive es un servicio de almacenamiento de ficheros de hasta 10 GB (en su versión gratuita) que permite almacenar cualquier tipo de archivos en la nube, compartirlos y tener acceso a los mismos desde cualquier lugar o dispositivo.
Los cambios realizados sobre los ficheros alojados en Drive se guardarán automáticamente en Drive y en cualquier otro dispositivo conectado a él, por lo que siempre tendremos la versión más actualizada de los archivos allá donde los necesitemos
Calendar: una herramienta esencial para gestionar tus reuniones y citas.
El calendario de Google es otra de las aplicaciones indispensables en la empresa, ya que permite gestionar y coordinar citas y reuniones de trabajo, recibiendo los recordatorios en el móvil o en el correo electrónico.
Google Calendar tiene integración con multitud de herramientas de productividad tales como la suite de Outlook o el famoso gestor de correo de software libre: Thunderbird.
Hangouts: el sistema de vídeo conferencia gratuito de Google.
Hangouts es una de la últimas herramientas incorporadas por Google a su servicio Apps, ofrece un servicio de chat y video-audio conferencia online muy potente que está dando mucho que hablar.
Además de permitir reuniones virtuales con hasta 10 personas (en su versión gratuita), ofrece la grabación de presentaciones para compartirla a través de Youtube o la emisión abierta para el mundo entero.
Como muestra de la versatilidad de estas herramientas podemos programar un Hangout desde Calendar, iniciar un chat desde la bandeja de entrada de Gmail o colaborar en un archivo de Google Drive durante una videoconferencia para terminar más rápidamente nuestra lista de tareas pendientes.
Os recomendamos el artículo “Beneficios de Hangouts para la empresa” si estás interesado en profundizar en este aplicación.
G Suite
Google también dispone de una versión de pago de Google Apps, que por un precio muy contenido nos ofrece acceso a funciones más avanzadas. Entre otras encontramos dominio propio para el correo electrónico (ej: contacto@tuempresa.com), gestión de usuarios y permisos, espacio adicional, unificación de interfaz o acceso a la herramienta Vaultque incluye capacidades añadidas de archivo, e-Discovery y control de la información.
Alrededor de 4 millones de empresas en el mundo usan el servicio premium de Google Apps, es España lo utilizan entidades como: BBVA, Jazztel o la Agencia EFE.
¿Cómo puedo obtener estos servicios?
Para tener acceso a todos estos servicios tan solo es necesario crear una cuenta gratuita a través del formulario de registro de Google.
Una vez terminado el proceso de registro tendremos acceso a los servicios identificándonos en la plataforma, desde este momento podremos disfrutar de estas y otras muchas herramientas gratuitas de Google.
Para finalizar os dejamos un vídeo en el que se muestran las herramientas de Google Apps en acción.