Generalmente, cuando planteamos la necesidad de definir un proceso metodológico, las empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea titánica y de escasa utilidad para su organización.
Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan procesos diariamente, aunque no son conscientes. Lo único que necesitan es pararse a pensar como realizan las tareas diarias, unificar las mejores prácticas y plasmarlas en un documento de obligado cumplimiento para todo el personal.
Puedes profundizar en este proceso a través de la <media 3261 - - "TEXT, guia-procedimiento-gestion-proyectos, guia-procedimiento-gestion-proyectos.pdf, 229 KB">Guía de recomendaciones para la definición de un proceso de gestión de proyectos</media>.
Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos
El proceso para la gestión de proyectos que hoy proponemos es válido para cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado para los proyectos it o de ingeniería.
Puedes profundizar en este proceso a través de la <media 3261 - - "TEXT, guia-procedimiento-gestion-proyectos, guia-procedimiento-gestion-proyectos.pdf, 229 KB">Guía de recomendaciones para la definición de un proceso de gestión de proyectos</media>.
1. Análisis de viabilidad del proyecto
Es la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto. El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:- Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
- Análisis previo del alcance del proyecto.
- Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
- Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
2. Planificación detallada del trabajo a realizar
El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa. Las actividades clave en esta etapa son:- Análisis del alcance del proyecto.
- Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
- Definición del plan de proyecto.
- Negociación del contrato.
3. Ejecución del proyecto
La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar. Las actividades principales de esta etapa son:- Establecimiento del entorno de trabajo.
- Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
- Ejecución de las tareas planificadas.
- Gestión de las peticiones de cambio.
4. Seguimiento y control del trabajo
Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto, y por desgracia también una de las más denostadas. En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:- Seguimiento de tareas e hitos planificados.
- Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
- Gestión de incidencias.
- Generación de informes de seguimiento.
5. Cierre del proyecto
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control. Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:- Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).
- Realización del backup del proyecto.
- Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
- Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.