El presente artículo finaliza el ciclo de artículos publicados por bilib sobre movilidad digital en la empresa iniciado con la Oficina Móvil y Claves de la Gestión de la Información Personal. El objetivo de este ciclo sobre movilidad digital es facilitar las pautas y las herramientas para implantar la oficina móvil en cualquier tipo de organización a coste cero.
Hoy presentamos la importancia de la comunicación en los procesos de movilidad junto a algunas de las aplicaciones de software libre y-o gratuitas más representativas para la comunicación online.
La clave de la movilidad está en la comunicación.
El concepto de movilidad digital hace referencia a la posibilidad de acceder a los recursos de una empresa de forma ubicua, es decir, desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. El teletrabajo es la acepción más conocida de la movilidad, aunque engloba un concepto más amplio referido al acceso a los recursos del puesto de trabajo sin estar en la propia oficina.
Internet y el resto de tecnologías de la información han elevado la Comunicación a su máximo exponente, siendo posible estar en contacto de forma instantánea con cualquier persona del mundo. Y todo ello con una calidad excelente.
En los procesos de movilidad la comunicación física debe ser sustituida por una comunicación digital que ofrezca las mismas garantías a la hora de trasmitir el mensaje con éxito. No entraremos a valorar los factores que facilitan la humanización de las comunicaciones digitales, pero debe tenerse en cuenta que es indispensable que las personas se sientan integradas dentro del grupo de trabajo, y las TIC y el teletrabajo pueden hacer que esto no sea así.
Comunicación Síncrona y Asíncrona
A la hora de establecer comunicaciones existen dos formas o espacios temporales para que las personas interactúen o intercambien información: la comunicación síncrona y la asíncrona.
En la comunicación síncrona es necesario que el intercambio de información se realice en tiempo real, por ejemplo: mensajería instantánea, audio y vídeo conferencia, llamadas telefónicas, etc. Mientras que en la comunicación asíncrona los usuarios involucrados no tienen porque coincidir en el tiempo para interactuar, el ejemplo más claro es el del correo electrónico.
Ambas comunicaciones, síncrona y asíncrona, se complementan y son necesarias en todos los casos, si bien, deben utilizarse de forma adecuada, especialmente la comunicación síncrona, ya que ésta puede afectar significativamente a la productividad de los trabajadores. Un ejemplo gráfico del problema de la productividad debido a un exceso de comunicación síncrona sería el de un trabajador tratando de realizar una determinada tarea que parece que nunca va a poder cerrar, porque no para de tener interrupciones de visitas, llamadas telefónicas o conversaciones vía mensajería instantánea.
En contraposición, la sincronización asíncrona permite que el trabajador gestione sus tareas de forma mucho más adecuada, ya que no tiene porque interrumpir el trabajo que está realizando en cada momento.
Los Smartphones son unos grandes aliados para la movilidad.
Los teléfonos inteligentes o smartphones merecen un apartado especial, ya que se han convertido en uno de los grandes aliados de la movilidad, ofreciendo una ubicuidad sin precedentes al alcance de cualquier usuario, facilitando la integración de la información personal y las herramientas de comunicación.
Actualmente España lidera el uso de smartphones en Europa con un porcentaje del 55% de usuarios móviles que utilizan teléfonos inteligentes (Consultar fuente), lo que se está dejando notar en la movilidad de las empresas y el aumento de la productividad de sus empleados que tienen la posibilidad de estar online en todo momento, aunque estén fuera de las instalaciones o incluso acceder a los recursos de la empresa: datos de reuniones y clientes, archivos, tareas, etc.
Herramientas de comunicación síncrona para implementar la oficina móvil a coste cero.
En el mercado existen multitud de soluciones software libre y-o gratuitas que facilitan el proceso de comunicación.
A continuación incluimos una recopilación de las herramientas de mayor utilidad para la comunicación síncrona en la oficina móvil. Las aplicaciones de comunicación asíncrona contempladas en el anterior artículo y engloban a las herramientas de trabajo colaborativas, y por supuesto al omnipresente correo electrónico.
SOFTWARE LIBRE Y GRATUITO PARA COMUNICACIÓN SÍNCRONA |
Aplicación | Descripción |
Pidgin | Cliente de mensajería instantánea multiplataforma, multicuenta y multiprotocolo y software libre. Ofrece la posibilidad de realizar transferencias de ficheros y realizar audio y vídeo llamadas. Es sin lugar a dudas una de las aplicaciones de mensajería más flexibles del mercado. |
Empathy | Cliente de mensajería instantánea multicuenta y multiprotocolo y software libre para Escritorios GNU/Linux. Ofrece la posibilidad de realizar transferencias de ficheros y realizar audio y vídeo llamadas. |
Skype | Cliente de mensajería instantánea con funcionalidades avanzadas para la realización de llamadas y videollamadas. Ofrece servicios de voz, datos, fax, contestador automático, conferencia y videollamada, permitiendo mantener comunicación sin costo y a bajo costo, entre usuarios de Skype, teléfonos móviles, teléfonos de red fija, fax y videoconferencias. |
Google Talk | Es una herramienta de mensajería instantánea que permite realizar audio y vídeo llamadas. La aplicación está integrada con Gmail y pueda ser utilizada web, aunque también está disponible para Escritorio en plataformas Windows. |
WhatsApp | Aplicación de mensajería instantánea para smartphones que permite el intercambio de mensajes y ficheros entre usuarios de teléfonos móviles. Es probablemente la aplicación más utilizada por los usuarios con conexión a Internet en sus teléfonos móviles. Es especialmente útil para comunicarte con tus contactos sin necesidad de realizar llamadas o enviar mensajes. |
OpenMeetings | Es una solución software libre para realizar conferencias a través de Internet, compartir y difundir audio, vídeo, presentaciones y chat. Es una aplicación utilizada para realizar presentaciones, formación en línea, conferencias web, y permite además utilizar pizarras de dibujo, edición de documentos e intercambio de escritorio del usuario. La comunicación tiene lugar en las salas de reunión en las que se establecen la seguridad y los modos de calidad de vídeo. |
Cabe señalar que éstas son solo algunas posibilidades y que en el mercado existe decenas de soluciones de alta calidad. Por lo que si está interesado en profundizar en esta temática no dude en contactar con bilib para recibir una orientación personalizado a las características de su entidad.
En el portal de bilib también pueden encontrarse diferentes recursos de utilidad relacionados con soluciones de movilidad, entre ellas no deje de consultar el artículo de Soluciones Colaborativas y Movilidad.
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El presente artículo ha sido elaborado por bilib, Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores.
