Movilidad y gestión de la información personal (PIM)
El presente artículo profundiza en el concepto de movilidad en la empresa iniciado en el artículo Oficina Móvil, publicado anteriormente por bilib. El objetivo final del ciclo de artículos sobre movilidad, que finalizará con un tercero sobre soluciones de comunicación, es facilitar a las empresas las herramientas necesarias para implantar la oficina móvil en sus organizaciones a coste cero.
A lo largo del artículo se presentan los ventajas de la movilidad a la hora gestionar la información personal (PIM) dentro de la empresa. También se muestran algunas de las mejores aplicaciones software libre y servicios gratuitos disponibles para la integración y gestión de la información personal en la empresa haciendo énfasis en la movilidad.
¿Qué es la gestión de la información personal (PIM)?
La gestión de información personal (Personal Information Management, PIM) estudia cómo organizar y utilizar la información que las personas manejan para resolver sus tareas diarias con el mínimo consumo de recursos (tiempo, dinero …).
En el entorno empresarial la optimización de recursos en el proceso PIM es especialmente importante, ya que, bien gestionada, permite aumentar la productividad de los trabajadores y, por ende, la competitividad final de la empresa.
La información personal manejada por las trabajadores suele incluir, entre otras: correos electrónicos, tareas a realizar, contactos, fechas de citas y reuniones (calendarios), notas, marcadores web, fotografías, vídeos y, en general, cualquier tipo de ficheros y documentos personales que el trabajador utilice para realizar sus tareas diarias y mejorar su desempeñó. Esta información es manejada por los usuarios en su día a día para realizar tareas, aprender, facilitar la toma de decisiones o como evidencias para posteriores justificaciones.
La gestión de la información personal tradicional está obsoleta.
Hasta la fecha, la PIM tradicional en la empresa ha estado marcada por una falta total de movilidad, donde no era posible acceder a la información personal fuera del puesto de trabajo, a no ser que se realizase de forma totalmente planificada y de una manera nada productiva: enviar un correo con la información relevante a la cuenta personal, imprimir la información en papel, almacenarla en un memoria usb, solicitar la información a un compañero por teléfono … métodos a todas luces ineficientes.
Poco a poco, gracias a la masificación de Internet y a la llegada de todo tipo dispositivos móviles (portátiles, pda, netbook, smartphone, tablets …), las empresas han ido adquiriendo pequeños cambios en su modelo de acceso a la información que ha llevado a una pseudo movilidad, caracterizada por la dispersión de la información entre aplicaciones y dispositivos.
Debido a la mal entendida movilidad y a la gran cantidad de información manejada se ha generado un verdadero problema donde la información personal no está unificada, se manejan diferentes versiones de ficheros (sin saber cuál es el correcto), se pierden mucho tiempo buscando información entre múltiples dispositivos y aplicaciones (incluso llegando a perder información sensible) y la información no siempre está disponible cuando se necesita.
Un artículo interesante que hace referencia a estos problemas, la fragmentación de información, es el publicado por Jorge Franganillo, Profesor de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Barcelona, que lleva por título Gestión de información personal: elementos, actividades e integración.
Un enfoque hacia la movilidad de la PIM, el gran aliado de las empresas.
Frente a estas dificultades, sería deseable disponer de uno o varios sistemas que permitan solventar, en la medida de lo posible, los principales problemas de gestión de la información personal, incluido:
El acceso ubicuo a la información, es decir desde cualquier lugar y dispositivo.
La búsqueda de información eficiente.
El control de versiones de ficheros.
La seguridad en el acceso a los datos.
La integración de la información.
Buena parte de las soluciones a estas cuestiones se encuentran en la centralización de los datos a través de un servidor accesible vía internet. Éste es el modelo que siguen las aplicaciones y servicios basado en la Nube (servicios accesibles vía Internet), como por ejemplo: Dropbox, Google Apps, Flickr, Evernote, etc. En el portal Saasmania pueden encontrarse cientos de servicios en la Nube.
La proliferación de estos servicios junto al despliegue masivo de los últimos dispositivos móviles (smartphone y tablets) han conseguido una ubicuidad sin precedentes al alcance de cualquier empresa, aunando la movilidad y la integración de la información personal: correo electrónico, contactos, tareas, notas, calendario, etc.
Por otro lado, gracias a las posibilidades de comunicación de muchos de estos servicios, la integración de datos es cada vez mayor. Hoy en día es posible recurrir al servicio de calendario de Google como un servicio propio dentro de la empresa, utilizar Dropbox o Google Drive como sistema de almacenamiento de ficheros, añadir al portal de la empresa un sistema de reproducción o streaming de vídeo apoyándose en los servicios de Youtube, gestionar las tareas o minutas de reunión de los trabajadores con Evernote, sustituir el software ofimático de la empresa por Google Docs, añadir un servicio de autenticación único basado en las credenciales de Twitter/Facebook o programar una aplicación propia que integre diversos servicios disponibles en la Nube.
La Nube ofrece multitud de ventajas para las empresas desde el punto de vista del acceso a soluciones punteras con un bajo coste (en muchos casos a coste cero) y con una facilidad de implantación sin parangón. Dentro de las ventajas de este tipo de soluciones cabe destacar las siguientes:
Servicios y datos accesibles desde cualquier lugar.
Servicios y datos disponibles las 24 horas del día y los 365 días del año.
Acceso a tecnología puntera con una implantación rápida, simple y en muchas ocasiones barata.
Reducción de los costes de sistemas y administración: infraestructuras, mantenimiento, seguridad, etc.
Ahorro en personal técnico para el mantenimiento de los sistemas.
Las mejores soluciones para la Gestión de la Información Personal y a coste cero.
En el mercado existen multitud de soluciones software libre y-o gratuitas para la gestión de la información personal que ofrecen una movilidad completa al usuario.
A continuación se incluye una pequeña recopilación de las mejores aplicaciones software libre y servicios en la Nube (parcialmente gratuitos) con mayor reconocimiento, dirigidos a la gestión de este tipo de información.
Cabe señalar que éstas son solo algunas posibilidades y que en el mercado existe decenas de soluciones de alta calidad. Por lo que si está interesado en profundizar en esta temática no dude en contactar con bilib para recibir una orientación personalizado a las características de su entidad.
software libre y gratuito para la gestión de información personal | |
Aplicación | Descripción |
OwnCloud | Aplicación web que permite poner en marcha una nube privada para el almacenamiento, sincronización, compartición, visualización y edición de ficheros y datos de forma remota. Es sin duda una de las mejores alternativas a los servicios privados del tipo Dropbox o Google Drive. Web del proyecto: http://owncloud.org |
Teambox | Aplicación web para la gestión de proyectos colaborativos que combina las mejores prácticas de productividad con los conceptos de colaboración social. Permite gestionar en una nube privada (o pública): tareas, conversaciones, calendarios y ficheros, con unas inigualables opciones colaborativas y seguimiento del estado de las tareas. Asimismo, puede integrarse con otros servicios externos, como: Dropbox o Google Calendar. Web del proyecto: http://teambox.com |
Redmine | Aplicación web para la gestión de proyectos colaborativos que incluye, entre otras funcionalidades, las siguientes: diagramas de gantt, calendarios, wiki, foros y gestión de ficheros e incidencias. También ofrece opciones colaborativas para el seguimiento de proyectos y tareas. La aplicación puede ser ampliada con multitud de nuevos plugins. Web del proyecto: http://www.redmine.org |
OpenXchange | Aplicación web orientada a entornos de productividad y colaboración que incluye de forma totalmente integrada servicios de: email, calendario, agenda de contactos, citas, tareas, ficheros e integración con redes sociales. Además funciona correctamente con smartphones, lo que permite una mayor movilidad en el día a día del trabajador. Web del proyecto: http://www.open-xchange.com |
Zimbra | Zimbra es una de las aplicaciones con más solera en el mundo del software libre para la gestión colaborativa empresarial. Funcionalmente es muy similar a OpenXchange: servicios de email, calendario, compartición de documentos, agenda de contactos, etc. También incluye soporte nativo para una gran variedad de smartphones. Web del proyecto: http://www.zimbra.com |
Teamlab | Aplicación web orientada a la implantación de un modelo de oficina móvil. Teamlab ofrece las funcionalidades requeridas en un gestor de proyectos, documentos, clientes y ventas; todo unido a un conjunto de herramientas para facilitar la colaboración y seguimiento de actividades. Web del proyecto: http://www.teamlab.com/es/ |
NixNote | Esta aplicación de escritorio, antes llamada NeverNote, es un clone en software libre de Evernote. Permite utilizarlo en solitario o conectado al servicio en la nube de Evernote. Es una herramienta para la gestión y sincronización de todo tipo de notas. Evernote y por extensión NixNote es una herramienta muy flexible; el sistema puede utilizarse prácticamente para cualquier cosa: agenda, planificación, gestión de viajes, ventas, en el blog oficial de la aplicación original se publican periódicamente ejemplos reales de como sacar partido a la herramienta. Web del proyecto: http://nevernote.sourceforge.net/ |
Thunderbird | Aplicación de escritorio multiplataforma que se ha convertido en la referencia de los gestores de correo en el mundo de software libre. Ofrece todo tipo de extensiones que hacen de la herramienta una buena solución para la gestión de información personal: correo, contactos, tareas, y calendario. Web del proyecto: http://www.mozilla.org/es-ES/thunderbird/ |
Evolution | Aplicación de escritorio para la gestión de correo que incluye por defecto todo lo necesario para un correcta gestión de la información personal: correo, contactos, calendario, agenda, tareas y notas. La herramienta puede integrarse con servicios externos como Google Calendar. El único defecto de la herramienta es que solo está disponible para sistemas GNU/Linux. Web del proyecto: http://projects.gnome.org/evolution/ |
WunderList | Aplicación de escritorio y en la Nube orientada a la gestión simple de tareas. Permite gestionar listas de tareas diferentes, compartirlas, clasificarlas y priorizarlas, incluso enviarlas por email. Además dispone de apps para todo tipo de smartphones, permitiendo sincronizar tareas entre los distintos dispositivos. Web del proyecto: http://www.wunderlist.com/ |
Servicios en la nube parcialmente gratuitos para la gestión de información personal | |
Servicio | Descripción |
Google Apps | Google dispone de un conjunto de pequeñas grandes herramientas proporcionadas a través de la Nube que cubren la mayor parte de necesidades en la gestión de la información personal, y lo mejor de todo es que los servicios son gratuitos (también dispone de servicios de pago) y están integrados entre sí. Asimismo, otra de las ventajas es la integración completa con smartphones basados en Android. Entre las funcionalidades disponibles se encuentran: correo, contactos y tareas (gmail), calendario (Calendar), edición de documentos (Docs) y almacenamiento (Drive). Web del servicio: http://www.google.com/enterprise/apps/business/products.html |
ownCube | Servicio de almacenamiento en la Nube basado en el producto de software libre ownCloud, ofrece toda la funcionalidad de dicha herramienta con la simplicidad del acceso a la Nube. Además de la gestión de ficheros también incluye gestión de contactos, streaming de vídeo y notas. Los primeros 5 GB de datos son gratuitos. Web del servicio: https://owncube.com/ |
Dropbox | Sin lugar a dudas Dropbox es el servicio pionero en el almacenamiento online y con mayor reconocimiento, permite sincronizar todo tipo de ficheros en la Nube. Dispone de apps para los principales sistemas operativos y smartphones. Hasta hace poco era una aplicación sin competencia, pero gracias a soluciones como ownCloud o Drive, los usuarios tienen más opciones. Web del servicio: www.dropbox.com/ |
Teambox | Gestión de proyectos colaborativos en la Nube. Descripción del producto en la tabla de soluciones de software libre. Web del servicio: http://teambox.com |
Teamlab | Gestión de proyectos colaborativos en la Nube. Descripción del producto en la tabla de soluciones de software libre. Web del servicio: http://www.teamlab.com/es/ |
Evernote | Servicio en la Nube para la gestión, edición y sincronización de notas. Dispone de apps para una gran variedad de smartphone y sistemas operativos. Hay más información sobre Evernote en la tabla de soluciones de software libre (Aplicación NixNote). Web del servicio: http://www.evernote.com |
Delicious | Servicio en la Nube para la gestión, edición y sincronización de notas. Permite guardar vídeos, imágenes, tweeets, blogs, artículos, etc. Servicio muy similar a Evernote. Web del servicio: http://www.delicious.com/ |
WunderList | Gestión de tareas colaborativas en la Nube. Descripción del producto en la tabla de soluciones de software libre. Web del servicio: http://www.wunderlist.com/ |
Recursos de utilidad
En el portal de bilib pueden encontrarse diferentes recursos de utilidad relacionados con aplicaciones para gestión de información personal, entre otras:
Receta Instalación de Dropbox . Ir a la receta.
Receta sincronización de calendario de Google con Evolution. Ir a la receta.
Receta sincronización de contactos de Google con Evolution. Ir a la receta.
Receta sincronización de contactos evolution con ubuntu-one. Ir a la receta.
Aplicación Zim (Gestión de notas). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación Tomboy (Gestión de notas). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación Hamster (Gestión de tareas). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación GTG (Gestión de tareas). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación Freemind (Diseño mapas mentales). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación Xmind (Diseño mapas mentales). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación Teambox (Gestión de proyectos colaborativos). Ir a la ficha. Ir al análisis.
Aplicación Redmine (Gestión de proyectos colaborativos). Ir a la ficha. Ir al análisis.
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El presente artículo ha sido elaborado por bilib, Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores.