Ofimática básica: 10 interesantes funcionalidades del procesador de texto Word que no conocías

  • Word es uno de los procesadores de texto más conocidos y usados del mercado que nos permite redactar y editar texto con multitud de funciones y modificando decenas de parámetros.
  • En este artículo hablamos de algunas funcionalidades menos conocidas que te ayudarán en el uso y manejo de esta herramienta básica de la ofimática.

Si alguna vez te has adentrado en el mundo de la ofimática, es probable que una de las primeras palabras que hayas escuchado haya sido 'word'. Es una herramienta tan básica y tan usada en el mundo que se hace indispensable en tus primeras lecciones de ofimática. Pero ya seas un usuario básico en esta materia o ya seas un usuario avanzado en estas lindes, este procesador de texto tiene una serie de funcionalidades que tal vez desconozcas. En este artículo te contamos alguna de las más interesantes.

Word es el procesador o editor de texto más conocido y popular del mercado. Desarrollado por Microsoft para el entorno Windows, permite tratar, procesar y presentar textos. Es una herramienta para escribir, para revisar y para dar formato e imprimir documentos. Con Word puedes crear cartas, informes, boletines, ensayos o cualquier tipo de texto que se te pueda ocurrir y darle la forma que necesites, con un estilo propio.

Aunque hay quienes lo usan a diario, es probable que lo hagan con las mismas funciones y para los mismos menesteres. Sin embargo, hay una larga lista de propiedades del procesador de texto que muchos desconocen. Veamos...

Atajos de teclado

Sobre todo, si te estás iniciando en el mundo de la ofimática, puede que desconozcas los atajos de teclado. Son una utilísima funcionalidad de Word, que hace que trabajes más rápido y de una manera mucho más cómoda y eficiente. Se trata de órdenes que se ejecutan a través de combinaciones de teclas, como abrir y cerrar un documento, resaltar texto en negrita o cursiva, activar el corrector ortográfico y otras muchas funciones. Por ejemplo, si queremos resaltar en negrita una parte del texto, basta con seleccionarlo y dar a Ctrl + N y se verá en negrita, o a Ctrl + C y se copiará. Hay decenas de atajos, aunque alguno de los más empleados son: F7: Revisar ortografía y gramática; Ctrl+N: Aplicar negrita al texto seleccionado o activar negrita; Ctrl+K: Aplicar cursiva al texto seleccionado o activar cursiva; Ctrl+S: Aplicar subrayado al texto seleccionado o Guardar; Ctrl+C: Copiar; Ctrl+X: Cortar; Ctrl+V: Pegar; Ctrl+Z: Deshacer última acción; Ctrl+Y: Rehacer última acción; Ctrl+U: Crear un nuevo documento; Ctrl+A: Abrir un documento; Ctrl+R: Cerrar un documento; Ctrl+G: Guardar como; Ctrl+B: Buscar; Ctrl+L: Buscar y reemplazar; Ctrl+P: Imprimir; Ctrl+T: Centrar un párrafo; Ctrl+J: Justificar un párrafo; Ctrl+Q: Alinear un párrafo a la izquierda; Ctrl+D: Alinear un párrafo a la derecha; Ctrl+H o Tabulador: Tabular un párrafo a la izquierda; Ctrl+1: Definir un interlineado simple; Ctrl+2: Definir un interlineado doble; Ctrl+5: Definir un interlineado de 1,5 líneas. En este enlace, puedes consultar más atajos de teclado.

Presentación de la zona de trabajo.

Word contiene múltiples opciones para trabajar con nuestros textos y decenas de funcionalidades para modificar el tipo de letra, el tamaño, su aspecto, su tabulación, para guardar, para enviar por mail... y un largo etcétera. Todas estas opciones se muestran en nuestro panel de trabajo. Sin embargo, tanta opción puede distraer en nuestra tarea de escribir. Si lo que necesitas es algo de orden visual y tranquilidad para escribir, puedes modificar las opciones de visualización. Pulsa Ctrl + F1 o accede a la opción de visualización de la cinta y marca Minimizar (o Contraer) la cinta de opciones. Igualmente, puedes acceder a la lectura sin distracciones con el modo de lectura de pantalla completa. Para ello, accede con el atajo de teclado ALT + NC (presiona las letras N y C a la vez), que lo lleva al menú de la Vista, para acceder acceda a la sección Vistas – Modo de lectura.

Esquema con las ideas principales.

Este procesador de texto se utiliza para todo tipo de texto y para todo tipo de extensiones, desde una simple carta de 300 palabras hasta una tesis doctoral o una novela de 300.000. Si alguna vez necesitas poner en marcha un texto especialmente extenso, te será muy útil organizar tu texto en un esquema, que permita ver en un golpe de vista los contenidos de tu largo texto.

Con esta funcionalidad puedes señalar las ideas principales y completar el escrito de forma rápida. Si quieres aumentar la productividad, la Vista de esquema puede ayudarte mucho. Accede a ella en el menú Vista – Vistas de documento – Esquema. Así reordenas bloques de texto y con la barra de herramientas que se crea puedes promover, descender o 'navegar' por el texto.

Tablas y gráficos de manera sencilla.

Si Word es el procesador de texto por excelencia, Excel hace lo propio con tablas y datos. Sin embargo, también en Word puedes añadir tablas para presentar datos de una manera mucho más atractiva y limpia. Pero, además, esa tabla puede ser fácilmente convertida en un gráfico. Vamos a verlo paso a paso. Una vez creada la tabla, una funcionalidad básica, basta con seleccionarla y después en la pestaña Objeto. En la lista Tipo de objetos, selecciona Microsoft Graph Chart y haz clic en Aceptar. Automáticamente, este procesador de texto muestra los datos tabulados en un gráfico con su tabla, al que también podemos dar formato como a cualquier otro elemento.

Acceso a diversos documentos en el portapapeles.

En ocasiones tenemos que escribir un texto y acudir a otros textos o fuentes. La tarea de abrir distintos documentos de Word con los que ir trabajando puede ser tediosa y mermar nuestra productividad. Por ello contamos con una funcionalidad que es el portapapeles de Word, en el que podemos tener a la mano decenas de documentos. Accede a través de la pestaña Inicio y pulsa en la pequeña flecha junto a 'Portapapeles'. Puedes usar también el atajo de teclado Ctrl + C, 2 veces, para abrirlo. Esta funcionalidad permite cortar y copiar múltiples elementos y moverlos por el documento.

Textos ocultos.

Aunque se escribe para ver lo que escribes, hay veces que por distintas razones conviene ocultar un texto. Por ejemplo, para imprimir dos versiones de un mismo documento, en el que en uno ocultes porciones de texto, sin necesidad de crear dos copias. O para ocultar información que no quieres que otros usuarios vean. Para usar esta opción, basta con seleccionar la parte del texto que quieres ocultar, hacer clic en Inicio, Opción de Fuente, pestaña Fuente, Selecciona o desactiva la casilla de verificación Oculto.

Documentos protegidos con contraseñas.

Si lo que buscas es que tus documentos no estén al alcance de cualquiera, o si el ordenador o dispositivo en el que trabajas es de uso compartido y no quieres que nadie escriba o altere el contenido de tu archivo, puedes proteger tus documentos con contraseñas. Simplemente, cuando vayas a guardar un documento ve a Archivo, Guardar cómo y en la ventana que se abre despliega las opciones dentro de Herramientas y elige Opciones Generales. Ahí se abre una pestaña para indicar la contraseña que permite abrir el documento y escribir sobre él.

Diccionario de significados y de sinónimos.

Puede pasar que cuando leemos un texto en Word nos asalte la duda de su significado. Con conexión a Internet, basta con acceder a cualquier diccionario digital para conocer ese significado que desconocemos. Pero para evitar esta tarea, desde el propio procesador de texto podemos encontrar el significado. Selecciona la palabra, haz clic en el botón derecho y seleccionar la opción búsqueda inteligente. Hay que tener en cuenta que esta opción puede variar según la versión de Word con la que trabajemos.

Además del significado, podemos encontrar sinónimos. A veces repetimos en excesos una palabra por no saber qué sinónimo emplear para decir lo mismo, pero con distintas palabras. Con esta opción, eso no ocurre. Selecciona la palabra, haz clic en el botón derecho y en Sinónimos encontrarás una lista con varias opciones.

Guardado automático.

Si eres un usuario aventajado de Word, es probable que hayas perdido alguna vez la información que has ido escribiendo en tu documento o que tu ordenador se haya quedado trabado y hayas perdido la información. Y si eres usuario principiante, alguna vez te ocurrirá. O no. Con esta opción puedes evitarlo. Con el autoguardado de Word, el programa guarda automáticamente tu documento cada pocos minutos y así evitas tener que estar guardando tú mismo. En la opción Archivo, Opciones, Guardar, debes marcar Guardar información de autorrecuperación e indicar cada cuánto tiempo queremos que Word guarde automáticamente nuestro documento.

Recuperar archivos

Si desconocías la opción de guardado automático y un imprevisto ha hecho que se cierre el archivo sin haberlo guardado previamente, existe una opción para recuperar archivos que no se habitan guardado. Aunque depende de la opción de Word con la que trabajes. En versiones más antiguas puede ser complicado encontrar esta utilidad. Te contamos cómo: ve a la opción de menú Archivo, Reciente y en la parte inferior de la pantalla encontramos la opción Recuperar documentos sin guardar. Se abre una ventana del explorador de archivos donde están almacenados los documentos que se cierran de forma inesperada, y desde ahí podremos recuperarlos. Si la versión con la que trabajas es la de 2016, al abrir Word aparecen directamente los documentos no guardados en la parte izquierda.

Aunque estas son funcionalidades para muchos desconocidas, existen multitud de otras opciones en Word que te ayudarán a aumentar tu productividad a la hora de trabajar y editar todo tipo de textos. Si no sabes por dónde empezar, desde el Centro de Desarrollo de Competencias Digitales, 'Bilib', podemos ayudarte. Contamos con una oferta formativa sobre competencias digitales, para que aprendas a manejar, adentrarte y ampliar tus habilidades con las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Una oferta formativa que se ajusta a tus necesidades, para todos los perfiles y niveles. Dispones de cursos en formato online, presenciales o webinars. Y también cuentas con la plataforma de elearning Formados, que ofrece contenidos formativos de calidad. Entra en https://formados.bilib.es/ y descúbrelo tú mismo.

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