¿Estás empezando un proyecto y te has topado con Google Drive, pero no sabes para qué sirve?. Sigue atento a este artículo porque te explicaremos para qué sirve y cuál es su uso.

Cada vez somos más conscientes, que trabajar de manera organizada ahorra mucho tiempo y futuros malentendidos con compañeros de trabajo. Poder trabajar precisamente en equipo y de forma colaborativa en la distancia de manera organizada, estratégica y además segura, es más que posible gracias a las facilidades que nos ofrece la herramienta de Google Drive.

Google Drive es un servicio de almacenamiento que te permite crear, compartir, trabajar conjuntamente y en tiempo real, guardar archivos de manera sencilla desde donde quieras y cuando quieras. Es una herramienta ideal para proyectos personales, educativos o empresariales. 

Además, de poder guardar archivos en “la nube” y contar con espacio para ello, puede ser de gran utilidad en el ámbito laboral pues permite trabajar desde  cualquier lugar, sin necesidad de trasladar tu portátil o equipo de trabajo. La tan conocida “nube” facilita enormemente esta tarea. Es una herramienta ideal e incluso imprescindible para el teletrabajo.

Desde BILIB te invitamos a mantenerte informado sobre todas estas noticias y que conozcas de primera mano más información acerca de la utilización de las herramientas tecnológicas para tu día a día.

Como veníamos diciendo, Google Drive es un servicio gratuito que ofrece hasta 15 GB de almacenamiento en la nube. La información que se guarda en estos 15 GB que tenemos se reparten entre tres aplicaciones: Google Drive (Almacenamiento de archivos), Gmail (correo electrónico) y Google Photos (galería de fotos). Si sobrepasas ese límite o necesitas más espacio, tendrás que hacerte de un plan con más capacidad de almacenamiento. Para poder acceder a este servicio, solo necesitas tener una cuenta de Gmail. En la nube podrás:

• Guardar todo tipo de archivos.
• Generar y editar documentos de trabajo, como por ejemplo, hojas de cálculo y documentos de Google.
• Compartir los documentos en tiempo real y editarlos de manera conjunta.
• No hace falta descargar archivos para poder gestionarlos.

Con respecto a su funcionamiento, Google Drive es muy parecido a Microsoft Office, ya que también ofrece la opción para elaborar documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo e incluso archivos en PDF. Adicionalmente, está la opción para crear formularios, en el caso de que necesitemos realizar encuestas. Además, este servicio se encuentra disponible no solo para la PC, sino que puedes utilizarlo en tu dispositivo Android o iOS. Para ello, simplemente debes descargar la app de Google Drive, de manera gratuita.

De esta forma, podrás tener acceso a los documentos que has guardado en la nube desde tu dispositivo móvil, lo cual es de mucha utilidad.

Cómo acceder a tu cuenta de Google Drive

1. Tienes que iniciar sesión desde un dispositivo con conexión a Internet.

La forma más sencilla es ir directamente a drive.google.com desde el buscador de Google.

En la parte superior seleccionas la opción “Ir a Drive”, y de forma inmediata el sistema te pedirá que ingreses un correo Gmail. 

1. Otra forma más práctica para acceder a Drive es abrir Google Chrome, en la pantalla te aparece la barra de búsquedas. Dirígete al icono de arriba a la derecha (9 puntos) y ciclas. A continuación se abre un desplegable y solo tienes que seleccionar el icono de Drive.

Como subir los archivos a tu espacio de almacenamiento

Puedes ver, subir, editar y compartir archivos con Google Drive.

Tipos de archivos que puedes sincronizar:

• Documentos
• Imágenes
• Audio
• Video

Importante: Puedes subir hasta 750 GB al día por cuenta.

Desde tu dispositivo, puedes subir archivos locales o transferirlos desde drive.google.com a carpetas privadas o compartidas.

Dirígete a drive.google.com.

• En la esquina superior izquierda, haz clic en “Nuevo” y luego “Subir archivo” o “Subir carpeta”.
• Selecciona el archivo o la carpeta que desees subir.

Como compartir documentos con otros usuarios 

Como ya sabes, puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas con Google Drive.

¿Cómo lo puedes hacer?

• Ve a Google Drive,”Documentos”, “Hojas de cálculo” o “Presentaciones”.
• Haz clic en el archivo que quieras compartir.
• Haz clic en Compartir. 
• Si quieres compartir varios archivos, solo tienes que mantener presionada la tecla Mayús y seleccionar dos o más archivos. En la esquina superior derecha, haz clic en “Compartir”.

Elige con quién compartes el archivo y cómo podrá usarlo

Puedes compartir los archivos y las carpetas de Google Drive con cualquier persona a través de tu cuenta para empresas. Tienes que tener en cuenta que tu empresa puede establecer límites en los archivos que comparte.

Cuando compartes contenido de Google Drive, puedes controlar si los usuarios tienen permiso para editar, comentar o solo ver el archivo. Al compartir contenido de Google Drive, se aplican las políticas del programa Google Drive.

• Ve a Google Drive.
• Selecciona el archivo que quieres compartir y, luego, “Compartir Agregar responsable de aprobación”.
• Ingresa la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que quieres compartir el archivo. 
• Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:

1. Lector
2. Comentarista
3. Editor

Tienes que tener en cuenta que si utilizas una cuenta de trabajo tienes que hacer clic en ”Agregar fecha de vencimiento” para establecer una fecha límite de entrega.

Cuando compartes el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje. Es opcional pero recomendable, agregar un mensaje a tu notificación por correo electrónico. Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.

Haz clic en ”Enviar” o “Compartir”.

¿ Tiene utilidad la app de Google Drive?

La respuesta es sí, y mucha. A día de hoy esta herramienta es utilizada por todo tipo de personas: estudiantes, docentes, investigadores, autónomos y cualquier  usuario, en general. Esta extensión de Google, entre sus funciones, nos permite crear presentaciones en línea y otro tipo de documentos que pueden ser, a su vez, editados en tiempo real por las personas que cuenten con acceso al documento.

Es por esta razón por la que su uso está tan extendido, es mucho más cómodo realizar trabajos en grupo a distancia, lo cual actualmente es una gran ventaja, ya que nos ahorra mucho tiempo. 

También es posible dejar comentarios en el documento facilitando a los compañeros la edición del mismo. Una vez que se han realizado las respectivas correcciones, el comentario se puede borrar sin problemas.

Incluso también puedes insertar comentarios en el documento para que otras personas puedan revisar y opinar si están de acuerdo o no con dichas observaciones. Además, puedes ver y acceder a los archivos de Google Drive sin estar conectado a internet, lo cual facilita más la tarea en caso de no tener conexión en ese momento..

Con este servicio, incluso es posible realizar una copia de seguridad de los chats de WhatsApp. De esta forma, podrás tener acceso a la información en caso de que cambies de móvil. Con esta herramienta, puedes almacenar, ver, buscar y ordenar archivos de manera gratuita. Guardar automáticamente todas las actualizaciones de un documento con la posibilidad de acceder a la última versión desde cualquier lugar.  Registrar cada modificación y saber cuándo, cómo y quién la hizo.

Gracias a su sistema de sincronización, Google Drive permite tener una copia de tus datos en la Web. No importa si cambias de móvil u ordenador, siempre los vas a encontrar donde los dejaste. Tu cuenta es privada, personal y segura.

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-Iniciación al uso de herramientas de Google

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Ahora que ya conoces un poco mejor cómo funciona y para qué sirve Google Drive ¿Te ha resultado útil?. Si es así, te aconsejamos que nos visites y que te pongas en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de ayudarte!