Análisis de aplicación: vtiger CRM


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Estas acciones han sido financiadas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, a través del Programa de Isabel Torres cofinanciados por Sepecam y el Fondo Social Europeo.

En este análisis ha colaborado para su elaboración la empresa INFORMATICALIBRE. informaticalibre.es

 

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DATOS TECNICOS

Nombre: vtiger CRM

Versión: 5.1.0

Licencia: vtiger Public License Version 1.1 (ver apartado del análisis)

Plataforma: Linux y Windows

Idioma: Multilenguaje, incluye español

Web oficial: http://vtiger.com/

Manual: http://www.tecnotip.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=83%3Amanual-vtiger5&catid=41%3Aopen-source&Itemid=53

Descripción básica: vtiger es una aplicación para la administración de relaciones con clientes (CRM) 100% código libre. Maneja el ciclo de vida de la relación con el cliente con infinidad de tareas, no limitándose a ser un directorio de usuarios si no que maneja otras áreas como las ventas, atención al cliente, marketing o productos. Surgió como un derivado de SugarCRM y actualmente cuenta con una gran comunidad alrededor de todo el mundo con el objetivo de convertirse en la aplicación más abierta y mejor implementada para cualquier tipo de empresa.

 

FUNCIONALIDAD

  • Sistema modular que integra todas las tareas con los clientes

    vtiger CRM dispone de una distribución en áreas o módulos encargados de distintas tareas. Estas tareas son todas las relacionadas con los clientes como pueden ser facturas, administración de contactos, registros, incidencias, ventas, etc. Algunos de los módulos más importantes son el de Márketing, Comercial, Atención al Cliente, Inventario y Análisis, que se comentarán más adelante. Estos módulos y sus diferentes tareas pueden configurarse a través de un administrador de módulos, con el que elegir activar o desactivar las opciones que muestran para realizar. Pero lo más importante es que a pesar de esta distribución modular, todo se integra para llevar a cabo un seguimiento completo de la relación con los clientes en todas las direcciones, obteniendo así información enlazada y rápida. Por ejemplo a la hora de elaborar un presupuesto ya estará creada previamente la cuenta del cliente y el producto en el inventario, por lo que será tan sencillo como seleccionar. vtiger pretende centralizar, haciendo olvidar a las empresas el uso de aplicaciones por separado, como Excel para facturas o Outlook para contactos. La idea es que permite reflejar desde el primer contacto con el cliente como una reunión, una visita, una llamada telefónica, hasta que se genera un presupuesto, albarán o factura.

  • Márketing

    Este módulo de vtiger permite gestionar las campañas de una empresa y todos los esfuerzos y recursos: contactos (personas), cuentas (empresas u organizaciones), pre-contactos, y una posible planificación y comunicación a través de webmail. El objetivo es tener reflejado todos los clientes y posibles clientes, y crear el inicio de cualquier campaña que se vaya a comenzar, asignando sus diferentes responsables, recursos, costes, etc.

  • Comercial

    Este módulo permite una gestión y seguimiento de las ventas desde el primer contacto con el potencial cliente hasta el servicio post-venta. Se pueden controlar oportunidades, presupuestos, pedidos, facturas, productos y tarifas; y enlazarlo todo ello con las cuentas y contactos ya creados.

     

  • Atención al cliente

    Aquí se llevará todo lo relacionado con la relación del cliente una vez terminado el negocio o la venta. Será un sistema para reportar incidencias, y también para solicitar ayuda y soporte de manera muy sencilla. Además permite crear un sistema de FAQ's (preguntas frecuentes) siempre accesible para los usuarios.

  • Análisis

    Todo lo referente a estadísticas e informes para obtener las conclusiones de los resultados de un negocio. Además con la posibilidad de generar gráficos (de distintos tipos) con multitud de filtros y opciones para mostrar. De un vistazo se puede controlar la marcha de una determinada campaña o de la empresa, además de obtener información específica de inventario, ventas, o de determinadas personas o clientes, y hasta los tickets que se han generado.

  • Inventario

    Una característica que integra este CRM aunque pueda parecer algo externo. Permite gestionar los productos, proveedores, tarifas, ordenes de compra, pedidos, presupuestos y facturas.

  • Otras características

    vtiger CRM integra mucha funcionalidad y es muy configurable. Hay un calendario siempre accesible desde cualquier vista, posibilidad de escribir notas, e incluso recordatorios en forma de post-it para tareas a realizar el día de hoy o eventos pendientes de hacer. Además incluye un lector feed de RSS y puede integrarse con un servidor webmail de correo electrónico; por ejemplo pueden enviarse las facturas directamente en PDF por correo. Otras características interesantes son la integración con Asterisk para llamadas de voz por IP que quedan registradas, notificaciones por correo que se pueden definir y la configuración de roles para definir privilegios de acceso a distintos usuarios que acceden a vtiger. La herramienta puede probarse en versión demo online y en español, a través de la página oficial:

    http://es.vtiger.com/index.php?action=Login&module=Users

 

Fallos y/o carencias importantes

Uno de los fallos funcionales encontrados es la forma de rellenar campos cuyas opciones ya están creadas; es decir, a la hora de añadir un cliente, una cuenta o un producto, que son entidades que ya se han creado previamente. La forma de rellenar campos siempre es buscar de una lista mediante ratón, no disponiendo la aplicación de combinaciones de teclas rápidas, ni tampoco de poder rellenar con códigos de registro, como están acostumbrados a ello muchos usuarios de este tipo de herramientas.

En otro orden de cosas a atender está la seguridad, ya que aunque el acceso es restringido mediante usuario y contraseña, la aplicación está disponible para cualquiera con la dirección url, y no se puede dejar al azar la habilidad de los hacker y los datos de una empresa. La mejor solución sería crear mediante VPN un sistema de acceso solo para determinados equipos o personas.



USABILIDAD

Diseño de la interfaz

El diseño está influenciado directamente de una aplicación web tradicional, lo que la hace bastante amigable. Tiene los típicos menús desplegables en la parte superior y el aspecto es moderno pero simplista. El aspecto de la vista de inicio es configurable, en forma de pizarra blanca con paneles que pueden definirse, como la última actividad, los últimos movimientos de cada módulo, una nube de tags, las últimas estadísticas o recordatorios para el día actual.

Los formularios son muy fáciles de rellenar, escribiendo en los huecos dedicados o pulsando el botón de "+" para buscar de una lista un elemento a asociar. Además tiene pequeños gadgets en todas las ventanas que permiten ver el calendario, abrir una calculadora, el reloj e incluso un chat.

La aplicación es muy flexible y puede configurarse para definir nuevos campos, cambios en los formularios o hacer adaptaciones, por lo que es personalizable tanto en imagen como en funcionalidad.

 

Facilidad de uso

Al ser una aplicación web, vtiger resulta muy dinámico, rápido y fácil de usar para los tiempos que corren de la era 2.0. Cualquier usuario medio podría manejarse sin muchos problemas con ella, a excepción de algunos pequeños conocimientos de márketing o contabilidad que debería aprender; términos como campañas o pre-contactos, y algo de contabilidad para el área de facturas. Además como tiene definición de roles, puede definirse que cada tipo de usuario solo pueda ver y acceder a distintas áreas, por lo que se limita parte de la herramienta a cada usuario y así se centra exclusivamente en su papel.

Algo que también ha gustado y facilita el uso es la edición de datos en tiempo real, sin recargas de página. Y en general es muy buena la sencilla navegación y organización de las diferentes tareas y módulos.

 

Accesibilidad

vtiger CRM no está dotado especialmente con funciones de fácil acceso para personas con problemas de accesibilidad de cualquier tipo. Al iniciar la aplicación puede elegirse un estilo de apariencia visual que modifica algunos efectos y colores, y también el orden y colocación de algunos elementos es muy configurable. No incluye sonidos ni avisos.

De todas formas la aplicación puede integrarse perfectamente con cualquier tecnología de asistencia del sistema operativo, y con cualquier opción relacionada con el navegador de internet.



PORTABILIDAD / ADAPTABILIDAD

Plataformas disponibles

En la sección de descargas del portal oficial pueden encontrarse las últimas versiones actualizadas relacionadas con vtiger CRM. La herramienta puede instalarse tanto en Linux como Windows, y también puede descargarse el código fuente:

http://vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=30&Itemid=57

A nivel de cliente es multiplataforma y puede ser accedido desde cualquier navegador de internet en cualquier distribución y sistema operativo.

 

Plugins

En la misma sección de descargas pueden encontrarse algunos de los plugins disponibles, pero existe incluso una sección dedicada a extensiones:

http://vtiger.com/index.php?option=com_jreviews&Itemid=171

Algunas de las más importantes son los plugins para integrar con Outlook, Thunderbird u Office, además de una librería para desarrollo donde los programadores pueden crear nuevos módulos y funcionalidades. De esta forma puede personalizarse vtiger con este API a las necesidades de un negocio, añadir nuevas funciones o incluso integraciones con otras aplicaciones, a través de una empresa que ofrezca servicios de la herramienta.

 

LICENCIA/DISTRIBUCION

Licencia

La licencia de la aplicación no se acoge a ningún estándar como GPL, si no que tiene su propia licencia llamada The vtiger Public License Version 1.1. Con todo la aplicación se puede definir como 100% libre y de código abierto. Su licencia está basada en la de SugarCRM (The Sugar Public License Version 1.1.2) que a su vez se basa en la Mozilla Public License Version 1.1.

Los términos completos de la licencia pueden leerse en el siguiente enlace: http://www.vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=43&Itemid=162

 

Forma de distribución

vtiger CRM y todos sus complementos se pueden descargar de manera gratuita en la página oficial, y al ser una aplicación libre quiere decir que puede instalarse, usarse y modificarse sin coste alguno. El modelo de negocio de vtiger está en los servicios que ofrecen desde la propia empresa desarrolladora, como son instalaciones, desarrollos a medida, soporte y migración desde otros CRM o versiones anteriores de vtiger. La compañía es internacional pero cuenta con una gran red de empresas partners y otras muchas que ofrecen servicios sobre la aplicación en todo el mundo.

La aplicación admite nuevos módulos, distribución adaptada de los campos, formularios o nomenclatura de la herramienta.

 

Licencia de módulos/extensiones

Las extensiones de vtiger CRM tienen la misma licencia que la aplicación original, por lo que una vez descargadas (de manera gratuita) pueden usarse, copiarse o modificarse libremente. El modelo de negocio está una vez en los servicios, ya que también se ofrece soporte para los plugins.

 

RENDIMIENTO

Equipo de pruebas

Sistema operativo: Molinux 5.2 Montesinos

Procesador: Dual-Core AMD Opteron 1218

Memoria: 2 GB de RAM

Tarjeta Gráfica: nVidia Quadro FX 1500

 

Consumo de memoria

El rendimiento de una aplicación como vtiger depende de un escenario muy concreto y es difícil hacer una estimación o medida general. Si se observa desde el lado del cliente, éste solo necesita un navegador de internet y el consumo de memoria en su ordenador dependerá de esto.

Lo interesante a la hora de medir la eficiencia en términos de rendimiento de vtiger reside en la propia aplicación, es decir, desde el lado del servidor. Aquí deben tenerse en cuenta muchos factores, como la propia configuración de la herramienta, el servidor de bases de datos, el servidor web o el volumen de datos que albergue la aplicación.

 

Velocidad de ejecución

En cuanto a velocidad hay que ceñirse a los mismos términos anteriores, ya que dependerá de la carga del servidor, de la demanda de peticiones actualmente en curso e incluso de la conexión a internet y el navegador que se use.

 

DOCUMENTACION

Cantidad

La documentación es amplia, tanto la generada por usuarios, como disponible en la página oficial y en manuales oficiales.

La documentación recopilada oficial está recogida en la wiki de vtiger.com, donde puede encontrarse:

 

También puede comprarse el manual oficial del usuario y administrador en la siguiente tienda en formato impreso:

http://www.lulu.com/product/tapa-blanda/vtiger-crm-manual-del-usuario-y-administrador-v5x-cuarta-edici%C3%B3n/5618421

Se trata de una traducción española directamente del manual oficial en inglés, que también puede comprarse en PDF.

En la red pueden encontrarse muchos tutoriales, donde puede destacarse el siguiente manual de usuario online gratuito, traducido del oficial pero que aún está incompleto:

http://www.tecnotip.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=83:manual-vtiger5&catid=41:open-source&Itemid=53

También hay diversas recetas para cambiar el idioma de la aplicación al español:

http://www.tecnotip.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=158:como-cambiar-el-idioma-de-vtiger-510-504-y-anteriores&catid=41:open-source&Itemid=53#disqus_thread

Y otros tutoriales completos sobre instalación, configuración y soporte del idioma:

http://www.alcancelibre.org/staticpages/index.php/como-vtigercrm

Además en la propia página oficial hay una sección de documentación dedicada a desarrolladores:

http://wiki.vtiger.com/index.php/Developers_Zone

Calidad

Los manuales y tutoriales que se referencian son bastante completos y no faltos en detalles. Los encontrados en la wiki abarcan todo tipo de información acerca de instalaciones (incluso para distintas versiones publicadas) y uso de los plugins. Como punto negativo los manuales de usuario impresos oficiales se obtienen a través de tiendas, siendo un impedimento de accesibilidad.

Igualmente, la sección de How To's tiene un FAQ y una lista de recetas y consejos muy numerosos, que solucionarán muchas dudas de usabilidad, manejo y problemas.

En cuanto a aportes de usuarios, hay que destacar el esfuerzo por la traducción online del manual impreso en español, aunque aún no está al 100% traducido. También se han aportado y es fácil encontrar recetas para configurar vtiger CRM en español, tutoriales de configuración y otros muchos aportes. El punto negativo puede llegar a ser incluso la "sobresaturación" de información, y puede costar elegir o ceñirse a una actividad en concreto, porque cada usuario hace las cosas a su manera e incluso para diferentes versiones. Igualmente esto da buena cuenta de la gran comunidad alrededor de todo el mundo sobre vtiger.

Idioma

La documentación aportada en su mayoría está en inglés, sobre todo la proveniente de la wiki, siendo ésta el mayor repositorio de información oficial.

Lo referente a instalaciones está en inglés, pero se han aportado otros enlaces en español de usuarios, habiendo algunos más por la red. También hay recetas para configurar el programa en español, y manuales de usuario oficiales en español (previo pago).

 

COMUNIDAD

Número de usuarios

Atendiendo a las descargas desde el portal oficial (que pueden apreciarse desde la forja del proyecto http://sourceforge.net/projects/vtigercrm/files/) se encuentra que la última versión acumula a día de hoy 183.422 descargas desde la página de vtiger.com. Si se mira la anterior versión estable tiene un total de descargas de 482.813, y en todo el histórico de archivos que tienen disponibles de versiones, llevan acumuladas 1.554.437 descargas.

Estos números serían solo desde la página oficial, teniendo que sumar descargas desde otros portales, y sobre todo instalaciones empresariales que se realizan a través de otra empresa que ofrece servicios de vtiger.

Igualmente son estimaciones "vagas" del número de usuarios, ya que solo atender a las descargas no aporta mucho, pues de cada instalador descargado pueden hacerse tantas instalaciones distintas como se quiera.

También cabe mencionar la gran red de partners de la empresa desarrolladora del producto, que puede visualizarse aquí ordenada por continentes:

http://www.vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=83&Itemid=131

 

Foros y portales de ayuda

La comunidad de vtiger es enorme ya que cuenta con millones de usuarios, una extensa red de empresas partners, y una comunidad de usuarios muy participativa de distintos países del mundo.

El foro de vtiger.com (http://forums.vtiger.com/) tiene una gran afluencia y está dividido en muchas secciones. Hay subforos para cada una de las últimas versiones donde pedir ayuda y plantear problemas, o comentar temas de extensiones o paquetes de lenguajes. También se admiten propuestas. Además hay secciones internacionales donde pueden agruparse usuarios de un mismo país, habiendo una zona española.

La pega de todo este foro puede ser que sea en inglés, pero también hay comunidad en España, como el foro de vtiger-spain (http://vtiger-spain.com/forum/), la comunidad en castellano de vtigerCRM formado por la única empresa partner Gold de España en vtiger, Tsolucio.

Desde vtiger.com también se mantiene un blog (http://blogs.vtiger.com/) con anuncios de novedades y noticias, y existe un trac (http://trac.vtiger.com/cgi-bin/trac.cgi) donde reportar bugs y acceder a la lista de correo y al canal IRC.

 

Contribuciones

En vtiger.com tienen una página dedicada a explicar cómo puede participar la gente en el proyecto:

http://www.vtiger.com/index.php?option=com_content&task=view&id=91&Itemid=160 .

Puede ayudarse en la programación y mantenimiento de paquetes, localización y traducción, aportando ideas, participar en la documentación, o dando soporte como usuario en el foro y el canal IRC, entre otras muchas colaboraciones.

 

Frecuencia de versiones

La última versión 5.1.0 se liberó el pasado 22 de Julio de 2009, y las dos anteriores versiones en 2008 y 2007 respectivamente, por lo que han estado yendo a versión por año de momento. Además lanzan el producto con todas sus versiones de plataformas, código fuente y extensiones para esa versión.

Datos

  • Categoría:
    Aplicaciones Empresariales
  • Fecha:
    25.02.2010 (hace 10 años)
  • Publicado:
    25.02.2010

Aplicación